Excel nuk ka aftësitë e menaxhimit të të dhënave të programeve të bazës së të dhënave relacionale si SQL Server dhe Microsoft Access. Ajo që mund të bëjë, megjithatë, është të shërbejë si një bazë të dhënash e thjeshtë që plotëson kërkesat e menaxhimit të të dhënave.
Në Excel, të dhënat organizohen duke përdorur rreshtat dhe kolonat në një fletë pune. Veçoria e tabelës e bën të lehtë futjen, modifikimin dhe manipulimin e të dhënave.
Këto udhëzime zbatohen për versionet e Excel 2019, 2016, 2013, 2010 dhe Excel për Microsoft 365.
Kushtet e bazës së të dhënave: Regjistrimet dhe Fushat
Një bazë të dhënash është një koleksion informacioni të lidhur i ruajtur në një ose më shumë skedarë kompjuteri. Shpesh të dhënat organizohen në tabela në atë mënyrë që ato të mund të përditësohen, renditen, korrigjohen dhe filtrohen lehtësisht.
Një bazë të dhënash e thjeshtë, si Excel, mban të gjitha informacionet për një temë në një tabelë të vetme. Bazat e të dhënave relacionale, nga ana tjetër, përbëhen nga shumë tabela ku secila përmban informacione për tema të ndryshme, por të lidhura.
Rekorde
Në terminologjinë e bazës së të dhënave, një rekord mban të gjithë informacionin ose të dhënat për një objekt specifik në bazën e të dhënave. Në Excel, çdo qelizë në një fletë pune përmban një artikull informacioni ose vlere.
Fushat
Çdo element informacioni në një regjistrim bazë të dhënash, si numri i telefonit ose numri i rrugës, referohet si një fushë. Në Excel, qelizat individuale të një flete pune shërbejnë si fusha, pasi çdo qelizë mund të përmbajë një pjesë të vetme informacioni për një objekt.
Emrat e fushave
Është jetike të organizoni një bazë të dhënash në mënyrë që të mund të renditni ose filtroni të dhënat për të gjetur informacione specifike. Shtimi i titujve të kolonave, të njohur si emra fushash, e bën më të lehtë futjen e të dhënave në të njëjtin rend për çdo regjistrim.
Sample Database
Në imazhin e mësipërm, çdo student ka një rresht të veçantë në tabelë që përmban të gjitha informacionet e disponueshme rreth tyre.
Çdo qelizë në një rresht është një fushë që përmban një pjesë të informacionit. Emrat e fushave në rreshtin e kokës ndihmojnë për të siguruar që të dhënat të qëndrojnë të organizuara duke i mbajtur të gjitha të dhënat për një temë specifike, si emri ose mosha, në të njëjtën kolonë për të gjithë studentët.
Mjetet e menaxhimit të të dhënave të Excel
Për më tepër, Microsoft ka disa mjete të dhënash për ta bërë më të lehtë punën me sasi të mëdha të dhënash të ruajtura në tabelat e Excel dhe për të ndihmuar në mbajtjen e tyre në gjendje të mirë.
Përdorimi i një formulari për regjistrime
Një nga ato mjete është formulari i të dhënave. Mund ta përdorni për të gjetur, modifikuar, futur ose fshirë regjistrime, në tabela që përmbajnë deri në 32 fusha ose kolona.
Formulari i paracaktuar përfshin një listë të emrave të fushave sipas renditjes së tyre në tabelë, për t'u siguruar që përdoruesit të futin saktë të dhënat. Pranë çdo emri fushe është një kuti teksti për futjen ose modifikimin e fushave individuale të të dhënave.
Ndërsa është e mundur të krijohen forma të personalizuara, krijimi dhe përdorimi i formularit të paracaktuar është shpesh gjithçka që nevojitet.
Hiq regjistrimet e të dhënave të dyfishta
Një problem i zakonshëm me të gjitha bazat e të dhënave janë gabimet e të dhënave. Përveç gabimeve të thjeshta drejtshkrimore ose fushave të të dhënave që mungojnë, regjistrimet e kopjuara të të dhënave mund të jenë shqetësuese ndërsa tabela e të dhënave rritet në madhësi.
Një tjetër nga mjetet e të dhënave të Excel-it mund të përdoret për të hequr këto regjistrime të kopjuara - dublikatë të sakta ose të pjesshme.
Renditja e të dhënave në Excel
Rregullimi do të thotë të riorganizosh të dhënat sipas një veçorie specifike, si p.sh. renditja e një tabele sipas mbiemrave në mënyrë alfabetike ose kronologjike nga më i vjetri tek më i riu.
Opsionet e renditjes së Excel përfshijnë renditjen sipas një ose më shumë fushave, renditjen e personalizuar, si p.sh. sipas datës ose orës, dhe renditjen sipas rreshtave që bën të mundur rirenditjen e fushave në një tabelë.
