Tutorial themelor i Microsoft Excel për fillestarët

2024 Autor: Abigail Brown | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 07:01

Excel është një program elektronik spreadsheet që përdoret për ruajtjen, organizimin dhe manipulimin e të dhënave. Të dhënat ruhen në qeliza individuale që zakonisht organizohen në një seri kolonash dhe rreshtash në një fletë pune; ky koleksion kolonash dhe rreshtash referohet si një tabelë.

Programet e fletëllogaritjes mund të kryejnë gjithashtu llogaritje mbi të dhënat duke përdorur formula. Për ta bërë më të lehtë gjetjen dhe leximin e informacionit në një fletë pune, Excel ka një sërë veçorish formatimi që mund të aplikohen në qeliza individuale, rreshta, kolona dhe tabela të tëra të dhënash.

Meqenëse çdo fletë pune në versionet e fundit të Excel përmban miliarda qeliza për fletë pune, secila qelizë ka një adresë të njohur si referencë qelize, në mënyrë që të mund të referohet në formula, diagrame dhe veçori të tjera të programit.

Temat e përfshira në këtë tutorial janë:

• Futja e të dhënave në tabelë
• Zgjerimi i kolonave individuale të fletës së punës
• Shtimi i datës aktuale dhe një diapazoni me emër në fletën e punës
• Shtimi i formulës së zbritjes
• Shtimi i formulës së pagës neto
• Kopjimi i formulave me dorezën e mbushjes
• Shtimi i formatimit të numrave në të dhëna
• Shtimi i formatimit të qelizave

Futja e të dhënave në fletën tuaj të punës

Futja e të dhënave në qelizat e fletës së punës është gjithmonë një proces me tre hapa; këta hapa janë si më poshtë:

1. Klikoni në qelizën ku dëshironi të shkojnë të dhënat.
2. Shkruani të dhënat në qelizë.
3. Shtypni tastin Enter në tastierë ose klikoni në një qelizë tjetër me miun.

Siç u përmend, çdo qelizë në një fletë pune identifikohet nga një adresë ose referencë qelize, e cila përbëhet nga shkronja e kolonës dhe numri i rreshtit që kryqëzohen në vendndodhjen e një qelize. Kur shkruani një referencë qelize, shkronja e kolonës shkruhet gjithmonë së pari e ndjekur nga numri i rreshtit - si p.sh. A5, C3, ose D9

Kur futni të dhënat për këtë tutorial, është e rëndësishme që të futni të dhënat në qelizat e duhura të fletës së punës. Formulat e futura në hapat vijues përdorin referencat e qelizave të të dhënave të futura tani.

Për të ndjekur këtë tutorial, përdorni referencat e qelizave të të dhënave që shihen në imazhin e mësipërm për të futur të gjitha të dhënat në një fletë pune të zbrazët të Excel.

Zgjerimi i kolonave në Excel

Si parazgjedhje, gjerësia e një qelize lejon që vetëm tetë karaktere të çdo futjeje të të dhënave të shfaqen përpara se të dhënat të derdhen në qelizën tjetër në të djathtë. Nëse qeliza ose qelizat në të djathtë janë bosh, të dhënat e futura shfaqen në fletën e punës, siç shihet me titullin e fletës së punës Llogaritjet e zbritjes për punonjësit të futura në qeliza A1

Nëse qeliza në të djathtë përmban të dhëna, megjithatë, përmbajtja e qelizës së parë shkurtohet në tetë karakteret e para. Disa qeliza të dhënash të futura në hapin e mëparshëm, si p.sh. etiketa Norma e zbritjes: e futur në qeliza B3 dhe Thompson A. futur në qeliza A8 janë të shkurtuara sepse qelizat në të djathtë përmbajnë të dhëna.

Për të korrigjuar këtë problem në mënyrë që të dhënat të jenë plotësisht të dukshme, kolonat që përmbajnë ato të dhëna duhet të zgjerohen. Ashtu si me të gjitha programet e Microsoft, ka mënyra të shumta për zgjerimin e kolonave. Hapat e mëposhtëm mbulojnë mënyrën e zgjerimit të kolonave duke përdorur miun.

Zgjerimi i kolonave të fletës individuale të punës

1. Vendosni treguesin e miut në vijën midis kolonave A dhe B në kokën e kolonës.
2. Treguesi do të ndryshojë në një shigjetë me dy koka.
3. Klikoni dhe mbani shtypur butonin e majtë të miut dhe tërhiqni shigjetën me dy koka djathtas për të zgjeruar kolona A deri në të gjithë hyrjen Thompson A. është i dukshëm.
4. Zgjeroni kolonat e tjera për të shfaqur të dhënat sipas nevojës.

Gjerësitë e kolonave dhe titujt e fletës së punës

Meqenëse titulli i fletës së punës është kaq i gjatë në krahasim me etiketat e tjera në kolona A, nëse ajo kolonë do të zgjerohej për të shfaqur të gjithë titullin në qeliza A1, fleta e punës jo vetëm që do të dukej e çuditshme, por do ta bënte të vështirë përdorimin e fletës së punës për shkak të boshllëqeve midis etiketave në të majtë dhe kolonave të tjera të të dhënave.

Meqë nuk ka hyrje të tjera në rreshti 1, nuk është e pasaktë të lini titullin ashtu siç është – duke u përhapur në qelizat në të djathtë. Përndryshe, Excel ka një veçori të quajtur bashkim dhe qendër, e cila do të përdoret në një hap të mëvonshëm për të përqendruar shpejt titullin mbi tabelën e të dhënave.

Shtimi i datës dhe një diapazoni të emërtuar

Është normale të shtoni datën në një fletëllogaritëse - mjaft shpesh për të treguar se kur është përditësuar për herë të fundit. Excel ka një numër funksionesh date që e bëjnë të lehtë futjen e datës në një fletë pune. Funksionet janë thjesht formula të integruara në Excel për ta bërë të lehtë kryerjen e detyrave të kryera zakonisht – të tilla si shtimi i datës në një fletë pune.

Funksioni TODAY është i lehtë për t'u përdorur sepse nuk ka argumente – që janë të dhëna që duhet t'i jepen funksionit në mënyrë që ai të funksionojë. Funksioni TODAY është gjithashtu një nga funksionet e paqëndrueshme të Excel, që do të thotë se ai përditësohet sa herë që rillogaritet – që zakonisht është kur hapet fleta e punës.

Shtimi i datës me funksionin TODAY

Hapat e mëposhtëm do të shtojnë funksionin TODAY në qeliza C2 të fletës së punës.

1. Klikoni në qeliza C2 për ta bërë atë qelizën aktive.
2. Klikoni në skedën Formulat të shirit.
3. Klikoni në opsionin Data & Ora në shirit për të hapur listën e funksioneve të datës.
4. Klikoni në funksionin Sot për të shfaqur Formula Builder.
5. Klikoni U krye në kuti për të futur funksionin dhe për t'u kthyer në fletën e punës.
6. Data aktuale duhet të shtohet në qeliza C2.

Shikimi i simbolevenë vend të datës

Nëse një rresht simbolesh hashtag shfaqet në qeliza C2 në vend të datës pas shtimit të funksionit TODAY në atë qelizë, është sepse qeliza nuk është mjaft e gjerë për të shfaqur të dhënat e formatuara.

Siç u përmend më parë, numrat e paformatuar ose të dhënat e tekstit derdhen në qelizat e zbrazëta në të djathtë nëse është shumë e gjerë për qelizën. Të dhënat që janë formatuar si një lloj specifik numri – si monedha, data ose ora, megjithatë, nuk kalojnë në qelizën tjetër nëse janë më të gjera se qeliza ku ndodhen. Në vend të kësaj, ata shfaqin gabimin.

Për të korrigjuar problemin, zgjeroni kolona C duke përdorur metodën e përshkruar në hapin e mëparshëm të udhëzuesit.

Shtimi i një diapazoni të emërtuar

Një varg i emërtuar krijohet kur një ose më shumë qelizave i jepet një emër për ta bërë më të lehtë identifikimin e diapazonit. Vargjet e emërtuara mund të përdoren si zëvendësim për referencën e qelizave kur përdoren në funksione, formula dhe grafiku. Mënyra më e lehtë për të krijuar vargje me emër është të përdorni kutinë emri që ndodhet në këndin e sipërm majtas të fletës së punës mbi numrat e rreshtit.

Në këtë tutorial, emri norma do t'i jepet qelizës C6 për të identifikuar normën e zbritjes së aplikuar për pagat e punonjësve. Diapazoni i emërtuar do të përdoret në formulën e zbritjes që do t'i shtohet qelizat C6 deri në C9 të fletën e punës.

1. Zgjidh qelizën C6 në fletën e punës.
2. Shkruani rate në Name Box dhe shtypni tastin Enter në tastierë
3. Qeliza C6 tani ka emrin e norma.

Ky emër do të përdoret për të thjeshtuar krijimin e formulave Deductions në hapin tjetër të tutorialit.

Hyrja në formulën e zbritjeve të punonjësve

Formulat Excel ju lejojnë të kryeni llogaritjet mbi të dhënat e numrave të futura në një fletë pune. Formulat e Excel-it mund të përdoren për gërvishtjen e numrave bazë, si mbledhja ose zbritja, si dhe për llogaritjet më komplekse, si gjetja e mesatares së studentit në rezultatet e testimit dhe llogaritja e pagesave të hipotekës.

• Formulat në Excel fillojnë gjithmonë me një shenjë të barabartë (=).
• Shenja e barabartë shtypet gjithmonë në qelizën ku dëshironi të shfaqet përgjigja.
• Formula plotësohet duke shtypur tastin Enter në tastierë.

Përdorimi i referencave të qelizave në formula

Një mënyrë e zakonshme e krijimit të formulave në Excel përfshin futjen e të dhënave të formulës në qelizat e fletës së punës dhe më pas përdorimin e referencave të qelizave për të dhënat në formulë, në vend të vetë të dhënave.

Avantazhi kryesor i kësaj qasjeje është se nëse më vonë bëhet i nevojshëm ndryshimi i të dhënave, është një çështje e thjeshtë zëvendësimi i të dhënave në qeliza dhe jo rishkrimi i formulës. Rezultatet e formulës do të përditësohen automatikisht sapo të ndryshojnë të dhënat.

Përdorimi i diapazoneve të emërtuara në formula

Një alternativë ndaj referencave të qelizave është përdorimi i diapazoneve të emërtuara – si p.sh. diapazoni i emërtuar norma i krijuar në hapin e mëparshëm.

Në një formulë, një diapazon i emërtuar funksionon njësoj si një referencë qelize, por zakonisht përdoret për vlerat që përdoren disa herë në formula të ndryshme - të tilla si një normë zbritjeje për pensionet ose përfitimet shëndetësore, një taksë norma, ose një konstante shkencore – ndërsa referencat e qelizave janë më praktike në formula që i referohen të dhënave specifike vetëm një herë.

Hyrja në formulën e zbritjeve të punonjësve

Formula e parë e krijuar në qeliza C6 do të shumëzojë pagën bruto të punonjësit B. Smith me shkallën e zbritjes në qeliza C3.

Formula e përfunduar në qeliza C6 do të jetë:

=B6norma
Përdorimi i treguesit për të hyrë në formulë
Megjithëse është e mundur që thjesht të shtypni formulën e mësipërme në qelizën C6 dhe të shfaqet përgjigja e saktë, është më mirë të përdorni treguesin për të shtuar referencat e qelizave në formula në mënyrë që të minimizoni mundësinë e gabimeve të krijuara duke shtypur referenca e gabuar e qelizës.
Tregimi përfshin klikimin në qelizën që përmban të dhënat me treguesin e miut për të shtuar referencën e qelizës ose diapazonin e emërtuar në formulë.

Klikoni në qeliza C6 për ta bërë atë qelizën aktive.
Shkruani shenjën e barabartë (=) në qeliza C6 për të filluar formulën.
Klikoni në qeliza B6 me treguesin e miut për të shtuar atë referencë qelize në formulë pas shenjës së barabartë.
Shkruani simbolin e shumëzimit () në qeliza C6 pas referencës së qelizës.
Klikoni në qeliza C3 me treguesin e miut për të shtuar vargun e emërtuar norma në formulë.
Shtypni tastin Enter në tastierë për të plotësuar formulën.
Përgjigja 2747.34 duhet të jetë e pranishme në qeliza C6.
Edhe pse përgjigja e formulës shfaqet në qeliza C6, duke klikuar në atë qelizë do të shfaqet formula, =B6norma, në shiritin e formulës mbi fletën e punës


Hyrja në formulën e pagës neto





Kjo formulë është krijuar në qeliza D6 dhe llogarit pagën neto të një punonjësi duke zbritur shumën e zbritjes të llogaritur në formulën e parë nga Paga bruto. Formula e përfunduar në qeliza D6 do të jetë:
=B6 - C6

Klikoni në qeliza D6 për ta bërë atë qelizën aktive.
Shkruani shenjën e barabartë (=) në qeliza D6.
Klikoni në qeliza B6 me treguesin e miut për të shtuar atë referencë qelize në formulë pas shenjës së barabartë.
Shkruani një shenjë minus (-) në qeliza D6 pas referencës së qelizës.
Klikoni në qeliza C6 me treguesin e miut në atë referencë qelize në formulë.
Shtypni tastin Enter në tastierë për të plotësuar formulën.
Përgjigja 43, 041.66 duhet të jetë e pranishme në qeliza D6.

Referencat relative të qelizave dhe formulat e kopjimit
Deri më tani, formulat Zbritjet dhe Paga neto janë shtuar në vetëm një qelizë secila në fletën e punës – C6 dhe D6 respektivisht. Si rezultat, fleta e punës është aktualisht e plotë për vetëm një punonjës - B. Smith.
Në vend që të kalojë në detyrën që kërkon kohë për të rikrijuar çdo formulë për punonjësit e tjerë, Excel lejon, në rrethana të caktuara, formulat të kopjohen në qeliza të tjera. Këto rrethana më së shpeshti përfshijnë përdorimin e një lloji specifik të referencës së qelizës – e njohur si referencë relative e qelizave – në formula.
Referencat e qelizave që janë futur në formula në hapat e mëparshëm kanë qenë referenca relative të qelizave dhe ato janë lloji i parazgjedhur i referencës së qelizave në Excel, në mënyrë që kopjimi të formulave të jetë sa më i drejtpërdrejtë.
Hapi tjetër në tutorial përdor Fill Handle për të kopjuar dy formulat në rreshtat më poshtë në mënyrë që të plotësohet tabela e të dhënave për të gjithë punonjësit.

Kopjimi i formulave me dorezën e mbushjes





Doreza mbushje është një pikë e vogël e zezë ose katror në këndin e poshtëm djathtas të qelizës aktive. Doreza e mbushjes ka një sërë përdorimesh, duke përfshirë kopjimin e përmbajtjes së një qelize në qelizat ngjitur. mbushja e qelizave me një sërë numrash ose etiketash teksti dhe kopjimi i formulave.
Në këtë hap të tutorialit, doreza e mbushjes do të përdoret për të kopjuar si Deduction dhe neto Formulat e pagës nga qelizat C6 dhe D6 deri në qelizat C9 dheD9.
Kopjimi i formulave me dorezën e mbushjes

Theksoni qelizat B6 dhe C6 në fletën e punës.
Vendosni treguesin e miut mbi katrorin e zi në këndin e poshtëm djathtas të qelizës D6 – treguesi do të ndryshojë në një shenjë plus (+).
Klikoni dhe mbani shtypur butonin e majtë të miut dhe tërhiqni dorezën e mbushjes poshtë në qeliza C9.
Lëshoni butonin e miut – qelizat C7 deri në C9 duhet të përmbajnë rezultatet e Zbritjaformula dhe qelizat D7 deri në D9 formula Paga neto.


Aplikimi i formatimit të numrave në Excel





Formatimi i numrave i referohet shtimit të simboleve të monedhës, shënuesve dhjetorë, shenjave të përqindjes dhe simboleve të tjera që ndihmojnë për të identifikuar llojin e të dhënave të pranishme në një qelizë dhe për ta bërë më të lehtë leximin.
Shtimi i simbolit të përqindjes

Zgjidh qelizën C3 për ta theksuar atë.
Klikoni në skedën Home të shirit.
Klikoni në opsionin Gjeneral për të hapur menynë rënëse Formati i numrit.
Në meny, klikoni në opsionin Percentage për të ndryshuar formatin e vlerës në qeliza C3 nga 0.06 në 6%.

Shtimi i simbolit të monedhës

Zgjidh qelizat D6 deri në D9 për t'i theksuar ato.
Në skedën Home të shirit, klikoni në opsionin Gjeneral për t'u hapur menuja rënëse Formati i numrit.
Klikoni në Currency në meny për të ndryshuar formatimin e vlerave në qelizat D6 në D9në monedhë me dy shifra dhjetore.


Aplikimi i formatimit të qelizave në Excel





Formatimi i qelizave i referohet opsioneve të formatimit – të tilla si aplikimi i formatimit me shkronja të zeza në tekst ose numra, ndryshimi i shtrirjes së të dhënave, shtimi i kufijve në qeliza ose përdorimi i veçorisë së bashkimit dhe qendrës për të ndryshuar pamjen e të dhënave në një qelizë.
Në këtë tutorial, formatet e qelizave të përmendura më sipër do të aplikohen në qeliza specifike në fletën e punës në mënyrë që të përputhet me fletën e përfunduar të punës.
Shtimi i formatimit të trashë

Zgjidh qelizën A1 për ta theksuar atë.
Klikoni në skedën Home të shirit.
Klikoni mbi opsionin e formatimit Bold siç identifikohet në imazhin e mësipërm për të shkruajtur të dhënat në qeliza A1.
Përsëritni sekuencën e mësipërme të hapave për të theksuar të dhënat në qelizat A5 deri në D5.

Ndryshimi i shtrirjes së të dhënave
Ky hap do të ndryshojë shtrirjen e parazgjedhur majtas të disa qelizave në shtrirjen në qendër.

Zgjidh qelizën C3 për ta theksuar atë.
Klikoni në skedën Home të shirit.
Klikoni në opsionin e shtrirjes Qendra siç është identifikuar në imazhin e mësipërm për të përqendruar të dhënat në qeliza C3.
Përsëritni sekuencën e mësipërme të hapave për të vendosur në qendër të dhënat në qelizat A5 deri në D5.

Shkri dhe vendos në qendër qelizat
Opsioni Merge and Center kombinon një numër të përzgjedhurve në një qelizë dhe përqendron hyrjen e të dhënave në qelizën më të majtë nëpër qelizën e re të bashkuar. Ky hap do të bashkojë dhe përqendrojë titullin e fletës së punës - Llogaritjet e zbritjeve për punonjësit.

Zgjidh qelizat A1 deri në D1 për t'i theksuar ato.
Klikoni në skedën të shirit.
Klikoni në opsionin Merge & Center siç është identifikuar në imazhin e mësipërm për të bashkuar qelizat A1 me D1dhe përqendroni titullin nëpër këto qeliza.

Shtimi i kufijve të poshtëm në qeliza
Ky hap do të shtojë kufijtë e poshtëm në qelizat që përmbajnë të dhëna në rreshtat 1, 5 dhe 9

Zgjidhni qelizën e bashkuar A1 në D1 për ta theksuar atë.
Klikoni në skedën Home të shirit.
Klikoni në shigjetën poshtë pranë opsionit Border siç është identifikuar në imazhin e mësipërm për të hapur menynë rënëse të kufijve.
Klikoni në opsionin Buttom Border në meny për të shtuar një kufi në fund të qelizës së bashkuar.
Përsëritni sekuencën e mësipërme të hapave për të shtuar një kufi të poshtëm në qelizat A5 deri në D5 dhe në qelizat A9 deri në D9.