Çfarë duhet të dini
- Përdorni miniaturë: Shkoni te File > Info > Properties > Vetitë e avancuara > Përmbledhje dhe kontrolloni Ruaj fotografitë për të gjitha dokumentet e Word.
- Përditëso Vetitë: Shko te File > Info > Properties > Properties Avanced > Përmbledhje . Fut komente, fjalë kyçe dhe informacione të tjera.
- Këshilla të tjera: Krijoni dosje për të ruajtur dhe renditur skedarët tuaj Word dhe përdorni një sistem të qëndrueshëm të emërtimit të skedarëve për të gjetur shpejt skedarët që dëshironi.
Ky artikull ofron sugjerime për organizimin e skedarëve tuaj Microsoft Word. Udhëzimet mbulojnë Word 2019 deri në 2010 dhe Word për Microsoft 365.
Ruaj të gjithë skedarët Word me miniaturë
Ruajtja e skedarëve Word me një imazh paraprak ose miniaturë e bën më të lehtë identifikimin e dokumentit që ju nevojitet pa e hapur atë.
Për të ruajtur të gjitha dokumentet Word me një pamje paraprake ose miniaturë:
-
Në Microsoft Word, hapni një dokument bosh ose ekzistues, më pas shkoni te skeda File.
Image -
Zgjidh Info.
Image -
Zgjidhni shigjetën rënëse Properties dhe zgjidhni Vetitë e Avancuara.
Image -
Në kutinë e dialogut Properties, shkoni te skeda Përmbledhje.
Image -
Zgjidh kutinë e zgjedhjes Ruaj miniaturat për të gjitha dokumentet e Word.
Image -
Zgjidh OK.
Image
Përditëso Vetitë e Dokumentit Word
Nëse punoni me disa dokumente Word që kanë emra dhe vendndodhje të ngjashme, përdorni veçorinë e vetive të dokumentit Word.
-
Hapni dokumentin të cilit dëshironi t'i shtoni vetitë përshkruese, më pas shkoni te skeda File.
Image -
Zgjidh Info.
Image -
Zgjidhni shigjetën rënëse Properties dhe zgjidhni Vetitë e Avancuara.
Image -
Në kutinë e dialogut Properties, shkoni te skeda Përmbledhje.
Image -
Fut komentet, fjalët kyçe, kategoritë, një titull dhe informacion mbi temën për t'ju ndihmuar të dalloni skedarët tuaj.
Image - Zgjidhni OK për të aplikuar ndryshimet dhe mbyllni kutinë e dialogut. Kur vjen koha për të bërë një kërkim, Word mund të gjejë saktësisht atë që ju nevojitet.
Bëni dosje në kompjuterin tuaj dhe përdorni ato
Krijoni një dosje për dokumentet tuaja Word dhe emërtojeni atë diçka që nuk do ta harroni, si p.sh. MyWordDocs Plotësojeni atë me dosje të emërtuara në një mënyrë që ka kuptim për ju, dhe përdorni këto dosje për të ruajtur dhe renditur skedarët tuaj Word. Nëse prodhoni shënime javore të takimeve, për shembull, krijoni një dosje për ato shënime dhe përfshini dosje shtesë brenda saj për muaj ose vite.
Nëse keni vite dokumente Word në kompjuterin tuaj dhe nuk keni kohë t'i hapni secilin dhe të vendosni nëse do t'i mbani apo jo, krijoni një dosje për çdo vit dhe zhvendosni dokumentet në ato dosje. Kjo është një mënyrë e mirë për të ruajtur skedarët e vjetër derisa të keni kohë për t'i organizuar skedarët në një mënyrë që funksionon për ju.
Përdor një sistem të qëndrueshëm të emërtimit të skedarëve
Krijoni një sistem emërtimi për të gjetur shpejt skedarët që dëshironi. Ka shumë mënyra për të emërtuar skedarët tuaj. Zgjidhni një sistem emërtimi dhe përdorni atë vazhdimisht.
Këtu janë disa sugjerime:
- Përfshi llojin e dokumentit në emrin e skedarit, për shembull, kontratën, qiranë ose gazetën. Në këtë mënyrë, mund të shikoni emrin e skedarit për të gjetur një skedar.
- Filloni emrin e skedarit me emrin e klientit (ose mbiemrin e marrësit nëse dokumentet janë shkronja).
- Përfshi datën në emrin e skedarit.
Merr kohën
Nëse hard disku i kompjuterit tuaj ka pak hapësirë ruajtëse, mos i trajtoni detyrat tuaja organizative menjëherë. Ndani punën në pjesë të menaxhueshme dhe kaloni 15 minuta në ditë duke punuar për të.
Ndërsa organizoni skedarët Word në kompjuterin tuaj, vendosni çdo skedar në një nga dosjet që keni krijuar, krijoni një dosje të re ose fshini skedarët që nuk ju nevojiten më. Nëse nuk jeni i sigurt se çfarë të bëni me një skedar, vendoseni në një dosje të titulluar HoldUntilDate dhe zgjidhni një datë në të ardhmen që nëse nuk e keni hapur dosjen deri atëherë, ju Do të ndihem rehat duke e fshirë.
Çfarëdo lloj dosjesh që krijoni, vendosni këto dosje në dosjen tuaj kryesore të Word, kështu që do të dini se ku të kërkoni.
