Nëse kaloni pjesën më të madhe të ditës duke trajtuar emailet, ka shumë mënyra për të përdorur Outlook në mënyrë më efikase. Ndrysho standardet që të përputhen me mënyrën se si punoni. Përdorni një ose dy shkurtore të tastierës. Vendosni filtra për të automatizuar detyrat. Dhe, sigurohuni që Outlook të funksionojë me shpejtësi maksimale. Shikoni këshillat dhe sekretet e mëposhtme dhe do të rikuperoni pak kohë.
Udhëzimet në këtë artikull zbatohen për Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 dhe Outlook për Microsoft 365.
Skedari mesazhe me një klik
Bëni më shpejt atë që bëni kaq shpesh. Konfiguro veprimet me një klikim për të menaxhuar emailet me lehtësi.
Rregulloni Bisedat
Mos i mbushni dosjet tuaja të postës elektronike me mesazhe që citohen diku tjetër. Zbuloni se si të përdorni Outlook për të pastruar automatikisht emailet. Outlook do t'i zhvendosë ose fshijë ato emaile të tepërta për ju.
Ridërgo emails
Ridërgoni një email në Outlook për të ripërdorur përmbajtjen, subjektin ose marrësit e tij në vend që të filloni me një mesazh bosh.
Mbaji skedarët e Outlook të vegjël dhe të shpejtë
Nëse dëshironi që Outlook të jetë i shpejtë, mbajeni madhësinë e skedarit kryesor PST të vogël. Skedari PST është vendi ku Outlook ruan emailet, kontaktet, kalendarët dhe më shumë. Një mënyrë për ta mbajtur skedarin PST të vogël është të zhvendosni postën e vjetër në një skedar arkivi të veçantë, për shembull.
Konfiguro një përgjigje automatike jashtë zyrës ose për pushime
Keni përgjigjen e Outlook në emrin tuaj kur jeni larg dhe nuk do të jeni në gjendje t'i përgjigjeni emailit tuaj. Kjo ju kursen kohë jo vetëm kur po arrini pas pushimeve, por edhe çdo ditë pune.
Lëvizni shpejt emailin në çdo dosje
Nëse nuk e keni konfiguruar skedarin me një klikim për një dosje, Outlook ka një mënyrë tjetër për të lëvizur shpejt emailet në dosje. Ju mund të transferoni mesazhe duke përdorur tastierën, për shembull, ose një buton të dobishëm në shirit.
Krijoni dhe përdorni shabllone të postës elektronike
Kur shkruani mesazhe të ngjashme për marrës të ndryshëm, ruani një nga këto email si shabllon në Outlook për përdorim në të ardhmen. Do të dërgoni të njëjtin email, ose një të ngjashëm, në mënyrë të përsëritur me shpejtësi të lakmueshme.
Ndrysho fytyrën dhe madhësinë e parazgjedhur të fontit të Outlook
Nëse mendoni se fonti që përdor Outlook kur shkruani një mesazh ose lexoni një email është shumë i gjerë, i gjatë, i vogël, i vogël, i madh ose blu, ndryshojeni atë. Zbuloni se si të vendosni fontin, stilin e fontit dhe ngjyrën e saktë për t'u përdorur si parazgjedhje për emailet në Outlook.
Fshi dhe hesht një bisedë
Kur e gjeni veten duke kaluar nëpër email dhe biseda që janë krejtësisht të parëndësishme, Outlook mund të ndihmojë. Zbuloni se si të përdorni Outlook për të fshirë një bisedë të tërë dhe që Outlook të heqë automatikisht emailet e ardhshme në të njëjtën temë.
Filtro automatikisht postën e një dërguesi në një dosje specifike
Filloni me çdo email për të konfiguruar një filtër Outlook që i zhvendos automatikisht të gjitha mesazhet e ardhshme nga i njëjti dërgues në një dosje specifike.
Gjeni mesazhe të ngjashme
Në Outlook, gjetja e të gjitha mesazheve të lidhura është e lehtë. Thjesht kërkoni për një emër kontakti ose për fjalë në rreshtin e temës. Outlook liston çdo mesazh që përputhet me termat e kërkimit tuaj.
Cakto llogarinë e parazgjedhur për emailet e reja
Sigurohuni që mesazhet e reja që shkruani të fillojnë me më të mundshmet Nga adresa e emailit e zgjedhur në Outlook.
Kërko brenda një mesazhi
Dëshironi të gjeni diçka në një email të gjatë? Zbuloni se si të përdorni Outlook për të kërkuar tekstin brenda një mesazhi email.
Planifikoni emailet që do të dërgohen më vonë
Mund të udhëzoni Outlook të dërgojë një mesazh vetëm në ose pas një date të caktuar. Kjo është e dobishme për ngjarjet që ndodhin rregullisht, si p.sh. njoftimet javore të takimeve.
Zhfshij shpejt një mesazh
A sapo fshive një email në Outlook që nuk ishte gati për të shkuar te dosja e Artikujve të Fshirë? Këtu është një mënyrë e thjeshtë për ta kthyer atë email në një çast.
Konfiguro listat e shpërndarjes
Krijoni listat tuaja të postimeve në Outlook dhe dërgoni mesazhe grupeve të njerëzve me lehtësi pa pasur nevojë të shkruani të gjitha adresat e emailit.
Fshi bashkëngjitjet nga mesazhet
Mbaje mesazhin; humbasin madhësinë e saj të madhe. Zbuloni se si të përdorni Outlook për të hequr skedarët e bashkangjitur (pasi t'i ruani diku tjetër) nga mesazhet e postës elektronike. Ju mund të shkurtoni në mënyrë të konsiderueshme madhësinë e kutisë tuaj postare.
Gjeni shpejt të gjitha postat nga një dërgues
Outlook i lokalizon të gjitha mesazhet nga një dërgues i caktuar dhe i tregon ato shpejt me këtë këshillë.
Konfiguro një dosje 'të gjitha postat'
Shiko të gjitha emailet e dërguara, të marra, të arkivuara dhe të depozituara për një llogari në një vend në Outlook.
Të dërgohet vetëm posta kryesore e Outlook
Kur jeni marrësi i vetëm i emailit, mesazhi është zakonisht më i rëndësishëm sesa nëse jeni një nga një duzinë njerëzish. Zbuloni se si Outlook mund të nënvizojë mesazhet që kanë vetëm ju në rreshtin Për.
Redakto mesazhet e marra me email
Në vend që t'i përcillni emailet vetes ose të bëni një shënim diku tjetër në Outlook ose ndoshta jashtë tij, mund të modifikoni çdo email të marrë dhe të shtoni tekstin tuaj.
Cc automatikisht: të gjitha postat që dërgoni
Outlook mund të dërgojë një kopje të çdo mesazhi që shkruani në një adresë tjetër emaili.
Zgjero Outlook me shtesa që kursejnë kohë
Shtesa të tilla si ClearContext, Nelson Email Organizer, Xobni, Lookeen dhe Auto-Mate mund të përmirësojnë rrjedhën tuaj të punës në Outlook duke vendosur informacionin e duhur pranë majave të gishtave, duke filtruar në mënyrë inteligjente dhe duke automatizuar detyrat e përsëritura..
