Çfarë duhet të dini
- Së pari, organizoni të dhënat në një fletë Excel.
- Tjetra, në Word, zgjidhni Mailings > Fillimi i shkrirjes së postës > zgjidhni llojin. Mailings > Zgjidhni Marrësit > Përdorni një listë ekzistuese > Hapni fletën..
- Më në fund, bashkoni fushat në Word duke shkuar te Mailings > Insert Merge Field. Zgjidhni një fushë dhe shtypni Insert.
Ky artikull shpjegon se si të përdorni veçorinë e bashkimit të postës në Microsoft Word dhe Excel për të kombinuar tekstin nga një dokument Word me një dokument burimi të dhënash, si p.sh. një fletëllogaritëse. Udhëzimet në këtë artikull zbatohen për Word për Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 dhe Word 2010.
Përgatitni të dhënat për bashkimin e postës
Veçoria e bashkimit të postës në Word funksionon pa probleme me të dhënat nga Excel. Ndërsa mund të krijoni një burim të dhënash në Word, opsionet për përdorimin e këtyre të dhënave janë të kufizuara. Nëse keni të dhëna të listës së postimeve në një fletëllogaritëse, nuk është e nevojshme të rishkruani informacionin në burimin e të dhënave të Word-it.
Mund të përdorni çdo fletë pune në Excel në funksionin e bashkimit të postës në Word pa ndonjë përgatitje të veçantë. Megjithatë, për të shmangur gabimet në procesin e bashkimit të postës, është një ide e mirë që të organizohen të dhënat në fletëllogaritëse.
Sigurohu që çdo ndryshim që do të bësh në fletëllogaritëse të ketë përfunduar përpara se të filloni bashkimin e postës. Pasi të ketë filluar bashkimi, bërja e çdo ndryshimi mund të shkaktojë gabime me bashkimin e postës.
Organizoni të dhënat e fletëllogaritjes
Organizoni të dhënat e listës tuaj të postimeve në Excel në rreshta dhe kolona. Mendoni për çdo rresht si një regjistrim të vetëm dhe çdo kolonë si një fushë që do të futni në dokumentin tuaj.
- Vendosni të gjitha të dhënat në një fletë të vetme: Të dhënat e listës së postimeve që keni ndërmend të përdorni për bashkimin e postës duhet të jenë në një fletë. Nëse është përhapur në disa fletë, kombinoni fletët ose kryeni bashkime të shumta postare. Gjithashtu, sigurohuni që fletët të jenë të emërtuara qartë, pasi duhet të zgjidhni atë që keni ndërmend të përdorni pa qenë në gjendje ta shikoni atë.
- Krijoni një rresht titulli: Krijo një rresht kokë për fletën që keni ndërmend të përdorni për bashkimin e postës. Një rresht kokë është një rresht që përmban etiketa që identifikojnë të dhënat në qelizat nën të. Për ta bërë të lehtë dallimin midis të dhënave dhe etiketave për Excel, përdorni tekstin me shkronja të zeza, kufijtë e qelizave dhe hijezimin e qelizave që janë unike për rreshtin e kokës. Gjithashtu, sigurohuni që titujt që zgjidhni të përputhen me emrat e fushave të bashkimit, gjë që do të bëjë që të ketë më pak gjasa që të ndodhin gabime.
- Formatoni saktë të dhënat numerike: Sigurohuni që gjërat si numrat e rrugëve dhe kodet postare të jenë të formatuara siç duhet për mënyrën se si duhet të shfaqen pasi të përfundojë bashkimi i postës. Formatimi i gabuar i numrave mund të shkaktojë gabime në bashkim.
Si të specifikoni listën e marrësve të bashkimit të postës
Ja se si ta lidhni fletën tuaj të përgatitur të Excel-it që përmban listën tuaj të postimeve me dokumentin tuaj Word:
-
Në Word hapni dokumentin që do të përdorni si shabllon për bashkimin e postës. Ky mund të jetë një dokument i ri ose një dokument ekzistues. Zgjidh Mailings > Fillimi i bashkimit të postës.
Image -
Zgjidhni llojin e bashkimit që dëshironi të ekzekutoni. Opsionet tuaja janë
- Shkronja
- Mesazhe me email
- Zarf
- Shkronja
- Direktoria
Nëse preferoni, mund të përdorni gjithashtu Mail Merge Wizard për të krijuar bashkimin tuaj të postës. Për këtë shembull, ne do të ecim nëpër hapat për të krijuar një shkrirje të postës me dorë.
-
Pastaj, shkoni te skeda Mailings dhe zgjidhni Zgjidhni Marrësit > Përdorni një listë ekzistuese.
Image -
Navigoni dhe zgjidhni skedarin Excel që përgatitët për bashkimin e postës, më pas zgjidhni Open.
-
Nëse Word ju kërkon, zgjidhni Sheet1$ > OK.
Nëse Excel-i juaj ka tituj kolonash, zgjidhni kutinë Rreshti i parë i të dhënave përmban titujt e kolonave.
Krijoni ose modifikoni dokumentin e bashkimit të postës
Me tabelën tuaj Excel të lidhur me dokumentin e shkrirjes së postës që po krijoni në Word, është koha për të redaktuar dokumentin tuaj Word.
Nuk mund të bëni ndryshime në burimin tuaj të të dhënave në Excel për momentin. Për të bërë ndryshime në të dhëna, mbyllni dokumentin në Word përpara se të hapni burimin e të dhënave në Excel.
Fut fushat e bashkimit në dokumentin tuaj
Në Word, zgjidhni Mailings > Insert Merge Field për të tërhequr informacionin nga tabela në dokument. Zgjidhni fushën që dëshironi të shtoni (emri, mbiemri, qyteti, shteti ose ndonjë tjetër), më pas zgjidhni Insert.
Shiko dokumentet e bashkimit të postës
Word nuk mbart formatimin nga burimi i të dhënave kur fut fushat e bashkimit në një dokument. Nëse dëshironi të aplikoni formate si p.sh. kursive, të theksuara ose nënvizuese, bëjeni në Word.
Kur shikoni dokumentin me fusha, zgjidhni shigjetat e dyfishta në të dy anët e fushës ku dëshironi të aplikoni formatimin. Kur shikoni të dhënat e bashkuara në dokument, theksoni tekstin që dëshironi të ndryshoni.
Çdo ndryshim i formatimit kryhet në të gjithë dokumentet e bashkuara, jo vetëm në dokumentin e bashkimit që e keni ndryshuar.
Shiko paraprakisht dokumentet e bashkuara
Për të parë paraprakisht dokumentet e bashkuara, shkoni te Mailings > Parashikimi i Rezultateve. Ky buton funksionon si një çelës, kështu që nëse dëshironi të ktheheni te shikimi vetëm i fushave dhe jo i të dhënave që ato përmbajnë, shtypeni përsëri.
Nivizoni nëpër dokumentet e bashkuara duke përdorur butonat në skedën Postime. Ato janë, nga e majta në të djathtë: Regjistrimi i parë, Regjistrimi i mëparshëm, Shko te Regjistrimi,Regjistrimi tjetër , dhe Regjistrimi i fundit.
Përpara se të bashkoni dokumentet, shikoni paraprakisht të gjitha ose sa më shumë që të mundeni, për të verifikuar që gjithçka është shkrirë saktë. Kushtojini vëmendje të veçantë shenjave të pikësimit dhe ndarjeve rreth të dhënave të bashkuara.
Finalizoni dokumentin e bashkimit të postës
Kur të jeni gati të bashkoni dokumentet, keni dy zgjedhje:
- Printo dokumente: Bashkoni dokumentet me printerin. Nëse zgjidhni këtë opsion, dokumentet dërgohen në printer pa asnjë modifikim. Për ta bërë këtë, zgjidhni Mailings> Finish & Merge > > Printo Dokumentet.
- Redakto Dokumentet Individuale: Nëse keni nevojë të personalizoni disa ose të gjitha dokumentet (një alternativë është të shtoni një fushë shënimi në burimin e të dhënave për shënime të personalizuara) ose të bëni të tjera ndryshimet përpara se të printoni, modifikoni çdo dokument individual. Për ta bërë këtë, zgjidhni Mailings > Finish & Merge > Redakto Dokumentet Individual
Cilën metodë që të zgjidhni, ju paraqitet një kuti dialogu ku mund t'i thoni Word-it të bashkojë të gjitha regjistrimet, regjistrimin aktual ose një sërë regjistrimesh. Zgjidhni regjistrimet që dëshironi të printoni, më pas zgjidhni OK.
Nëse doni të bashkoni një varg, futni numrin fillestar dhe numrin përfundimtar për regjistrimet që dëshironi të përfshini në bashkim, më pas zgjidhni OK.
