Si të arkivoni emailet në Outlook

2024 Autor: Abigail Brown | [email protected]. E modifikuara e fundit: 2023-12-17 07:01

Çfarë duhet të dini

• Arkivi manual: Shkoni te File > Info > Mjetet > Pastroni artikujt e vjetër . Në dritaren kërcyese të Arkivit, zgjidhni Arkive këtë dosje dhe të gjithë nëndosjet.
• Më pas, zgjidhni dosjen për arkivin. Zgjidh listën rënëse Arkivi artikuj më të vjetër se dhe cakto një datë.
• Arkivi automatik: Shkoni te File > Opsione > Avancuar 643345 Cilësimet e AutoArchive . Zgjidh Run AutoArchive çdo dhe fut një interval kohor.

Nëse lejoni që shumë email të grumbullohen brenda kutisë suaj hyrëse, performanca e Outlook mund të vuajë. Mësoni se si të arkivoni emailet në Outlook dhe t'i menaxhoni ato emaile të vjetra, manualisht ose automatikisht. Udhëzimet në këtë artikull zbatohen për Outlook për Microsoft 365 dhe Outlook 2019, 2016, 2013 dhe 2010.

Si të arkivoni emailet në Outlook manualisht

Nëse preferoni të kontrolloni se kur arkivohen emailet tuaja të vjetra dhe ku arkivohen, ekziston një proces manual që mund të ndiqni për ta bërë këtë. Ju mund të arkivoni manualisht mesazhet e emailit brenda çdo dosjeje.

1. Hap Outlook dhe zgjidh File > Info > Tools >Pastroni artikujt e vjetër.

   

2. Në dritaren kërcyese të Arkivit, zgjidhni Arkive këtë dosje dhe të gjithë nëndosjet dhe më pas zgjidhni dosjen ku dëshironi të arkivoni artikujt.

   

3. Zgjidhni listën rënëse Arkive artikuj më të vjetër se, më pas caktoni datën përtej së cilës dëshironi të arkivoni mesazhet.

   Mund të zgjidhni gjithashtu Browse për të identifikuar një skedar individual PST që dëshironi të përdorni për këtë arkiv. Ose mund ta mbani si emrin e parazgjedhur të skedarit.

   

4. Zgjidh OK. Outlook tani do të arkivojë mesazhet në atë dosje sipas cilësimeve që keni konfiguruar.

   

5. Nëse preferoni të arkivoni mesazhet në të gjitha dosjet dhe jo në ato individuale, zgjidhni Arkivo të gjitha dosjet sipas cilësimeve të tyre të Arkivimit Automatik Nëse zgjidhni këtë, do t'ju duhet të kthehu te skeda Home, kliko me të djathtën në një nga dosjet për të cilat dëshiron të vendosësh cilësimet e AutoArchive, më pas zgjidh Properties

   

6. Në dritaren Vetitë, zgjidhni skedën AutoArchive.

   

7. Zgjidh Arkivo këtë dosje duke përdorur këto cilësime, më pas konfiguro cilësimet për numrin e muajve të mesazheve që dëshiron të ruash dhe ku të zhvendosësh artikujt e vjetër.

   Duke përdorur cilësimet e arkivimit automatik, konfiguroni mënyrën se si arkivohen mesazhet kur keni aktivizuar AutoArchive, si dhe mënyrën se si arkivohen emailet kur i arkivoni ato manualisht duke përdorur cilësimet e AutoArchive.

   

Si të aktivizoni manualisht arkivimin automatik

Mund të aktivizoni AutoArchive ose manualisht ose automatikisht. Nëse i keni konfiguruar tashmë cilësimet e arkivimit automatik për të gjitha dosjet tuaja siç përshkruhet më sipër, mund të aktivizoni procedurën e arkivimit menjëherë.

Zgjidh File > Info > Mjete > C , më pas zgjidhni AutoArchive për të aktivizuar procesin e arkivimit. Kjo do të përdorë cilësimet e arkivimit automatik që keni konfiguruar për çdo dosje poste.

Si të aktivizoni automatikisht Arkivin Automatik

Përveç aktivizimit manual të procedurës së arkivimit, mund të konfiguroni gjithashtu AutoArchive që të funksionojë rregullisht.

1. Zgjidh Skedar > Opsione > Avancuar >.

   

2. Në dritaren e cilësimeve të AutoArchive, zgjidhni Run AutoArchive çdo dhe shkruani sa shpesh dëshironi të ekzekutoni AutoArchive.

   Mund t'i konfiguroni cilësimet që të kërkojnë kur të ekzekutohet AutoArchive, dhe ta vendosni që ose të fshijë mesazhet e vjetra të postës elektronike ose t'i zhvendosë ato në një skedar arkiv PST në kompjuterin tuaj.

   

3. Zgjidhni OK,dhe "AutoArchive" do të funksionojë në intervalin që keni caktuar, kështu që nuk duhet të shqetësoheni kurrë që kutia juaj hyrëse të zërë shumë hapësirë.

   

Përdor Outlook Sweep për të arkivuar automatikisht në Outlook Web

Në Outlook Online, arkivimi i mesazheve është një proces manual. Një funksion i quajtur Outlook Sweep ju ndihmon të mbani pastër kutinë tuaj hyrëse.

Është e pamundur të ndryshosh moshën e mesazheve që arkivoni, por të paktën funksioni i fshirjes ju jep mundësinë të arkivoni të gjitha mesazhet e kutisë suaj hyrëse më të vjetra se 10 ditë. Kjo do t'ju ndihmojë ta mbani automatikisht të pastër kutinë tuaj hyrëse.

1. Hap kutinë hyrëse të llogarisë ku dëshiron të arkivosh mesazhet e emailit. Zgjidhni emailin që dëshironi të arkivoni, më pas zgjidhni Sweep nga menyja.

   

2. Në ekranin kërcyes, zgjidhni Lëvizni gjithmonë mesazhet më të vjetra se 10 ditë nga dosja INBOX.

   

3. Zgjidhni menunë rënëse Lëvizni te dhe zgjidhni Arkivi.