A keni një fletëllogaritëse të madhe Excel, të cilës nuk mund t'i bëni koka apo bishta?
Është koha për të organizuar listën tuaj të kontakteve në një bazë të dhënash të Microsoft Access. Është shumë më e lehtë nga sa mund ta imagjinoni dhe patjetër do të jeni të kënaqur me rezultatet. Ky udhëzues do t'ju përcjellë të gjithë procesin hap pas hapi. Nëse nuk keni fletëllogaritën tuaj dhe dëshironi ta ndiqni së bashku me tutorialin, mund të shkarkoni skedarin e Excel-it të përdorur për të gjeneruar tutorialin.
Krijoni një bazë të dhënash të hyrjes së re 2013
Nëse nuk keni një bazë të dhënash ekzistuese që e përdorni për të ruajtur informacionin e kontaktit, me siguri do të dëshironi të krijoni një bazë të dhënash të re nga e para. Për ta bërë këtë, zgjidhni ikonën Blank Desktop Baza e të dhënave në ekranin Fillimi me Microsoft Office Access. Ju do të paraqiteni me ekranin e mësipërm. Jepni bazën tuaj të të dhënave një emër, zgjidhni butonin Krijo dhe do të jeni në biznes.
Filloni procesin e importimit në Excel
Zgjidhni skedën Të dhënat e jashtme në krye të ekranit Access dhe klikoni dy herë në butonin Excel për të filluar procesin e importimit në Excel.
Zgjidhni burimin dhe destinacionin
Më pas, do t'ju paraqitet ekrani i treguar më sipër. Zgjidhni butonin Browse dhe lundroni te skedari që dëshironi të importoni. Pasi të keni gjetur skedarin e saktë, zgjidhni butonin Open.
Në gjysmën e poshtme të ekranit, ju paraqiten opsionet e destinacionit të importimit. Në këtë tutorial, ne jemi të interesuar të konvertojmë një fletëllogaritëse ekzistuese të Excel në një bazë të dhënash të re të Access, kështu që do të zgjedhim Importoni të dhënat burimore në një tabelë të re në bazën aktuale të të dhënave Opsione të tjera në këtë ekran ju lejojnë të:
- Lidhni bazën tuaj të të dhënave me një fletë Excel në mënyrë që ndryshimet në fletën burimore të pasqyrohen në bazën e të dhënave.
- Importo të dhënat në një tabelë ekzistuese të bazës së të dhënave.
Pasi të keni zgjedhur skedarin dhe opsionin e duhur, zgjidhni OK për të vazhduar.
Zgjidh titujt e kolonave
Sigurohuni që kutia Rreshti i parë të përmbajë titujt e kolonave është zgjedhur nëse rreshti i parë i fletëllogaritjes ka emra kolonash për të dhënat, si mbiemri, emri dhe adresa. Kjo do të udhëzojë Access-in të trajtojë rreshtin e parë si emra, në vend që të dhënat aktuale të ruhen në listën e kontakteve.
Zgjidh Next për të vazhduar.
Krijoni çdo indeks të dëshiruar
Indekset e bazës së të dhënave janë një mekanizëm i brendshëm që mund të përdoret për të rritur shpejtësinë me të cilën Access mund të gjejë informacion në bazën tuaj të të dhënave. Ju mund të aplikoni një indeks në një ose më shumë nga kolonat tuaja të bazës së të dhënave në këtë hap. Thjesht zgjidhni menynë tërheqëse Indexed dhe zgjidhni opsionin e duhur.
Kini parasysh se indekset krijojnë shumë shpenzime për bazën tuaj të të dhënave dhe do të rrisin sasinë e hapësirës së përdorur në disk. Për këtë arsye, ju dëshironi të mbani në minimum kolonat e indeksuara. Në bazën tonë të të dhënave, ne më së shpeshti do të kërkojmë mbi Emrin e kontakteve tona, kështu që le të krijojmë një indeks në këtë fushë. Mund të kemi miq me të njëjtin mbiemër, prandaj duam të lejojmë dublikatat këtu. Sigurohuni që kolona "Mbiemri" të jetë zgjedhur në pjesën e poshtme të dritareve dhe më pas zgjidhni Po (Dublicates OK) nga menyja tërheqëse e Indeksuar.
Zgjidh Next për të vazhduar.
Zgjidh një çelës primar
Çelësi kryesor përdoret për të identifikuar në mënyrë unike të dhënat në një bazë të dhënash. Mënyra më e lehtë për ta bërë këtë është të lini Access të krijojë një çelës primar për ju. Zgjidhni opsionin Let Access të shtojë çelësin parësor dhe shtypni Next për të vazhduar. Nëse jeni të interesuar të zgjidhni çelësin tuaj primar, mund të dëshironi të lexoni artikullin tonë mbi çelësat e bazës së të dhënave.
Emërtoni tryezën tuaj
Duhet t'i jepni Access-it një emër për të referuar tabelën tuaj. Fusni këtë në fushën përkatëse dhe zgjidhni butonin Finish.
Shiko të dhënat e tua
Do të shihni një ekran të ndërmjetëm që ju pyet nëse dëshironi të ruani hapat e përdorur për importimin e të dhënave tuaja. Nëse jo, vazhdo dhe zgjidh Mbyll.
Më pas do të ktheheni në ekranin kryesor të bazës së të dhënave ku mund t'i shikoni të dhënat tuaja thjesht duke klikuar dy herë mbi emrin e tabelës në panelin e majtë.
Urime, i keni importuar me sukses të dhënat tuaja nga Excel në Access!
