Microsoft Teams përmban një sërë mjetesh për të rritur produktivitetin dhe për të përmirësuar komunikimin midis punonjësve me biseda me tekst, thirrje zanore dhe video, funksionalitetin e ndarjes së skedarëve, regjistrimet e ndërrimeve në internet dhe kalendarët e tij të përbashkët.
Funksionaliteti i kalendarit të përbashkët të Microsoft Teams i lejon anëtarët e grupit të krijojnë takime direkt brenda aplikacionit Teams, të specifikojnë detaje dhe të shtojnë anëtarë të tjerë në mënyrë që ata jo vetëm të njoftohen për ngjarjen, por ta shtojnë atë në Ekipet e tyre të sinkronizuara të Microsoft kalendar gjithashtu.
Ky artikull zbatohet për aplikacionet e Microsoft Teams në pajisjet Windows 10, iOS dhe Android, përveç versionit në ueb.
Si funksionojnë kalendarët e Microsoft Teams
Microsoft Teams është një mjet bashkëpunimi i krijuar për organizata ose grupe dhe kështu është i strukturuar duke pasur në mendje fokusin e një grupi ose ekipi. Ju mund të jeni në gjendje të identifikoheni në një grup të Microsoft Teams me email-in tuaj të rregullt, por më shpesh ju caktohet një email i kompanisë që përdorni për të hyrë në Ekipet dhe aplikacionet dhe shërbimet e tjera të lidhura me Microsoft 365.
Aplikacioni Microsoft Teams ka një kalendar kryesor që i është caktuar të gjithë grupit ose organizatës suaj. Anëtarët e grupit mund të shtojnë takime ose ngjarje në këtë kalendar që shfaqen automatikisht në kalendar për anëtarët e tjerë. Individët mund të shtohen gjithashtu në ngjarjet ose takimet e kalendarit nëse u kërkohet të marrin pjesë.
Teknikisht, kalendari i integruar (ose i paracaktuar) quhet kalendari i grupit ndërsa kalendarët e jashtëm që ndahen brenda Ekipet e Microsoft janë kalendarë të përbashkët. Megjithatë, këto terma shpesh ngatërrohen dhe dallimi midis tyre është i paqartë.
Është një ide e mirë t'u referoheni kalendarëve në Ekipet e Microsoft me emra unikë në vend që të përdorni termat Shared ose Group për të shmangur konfuzionin.
Kalendarët mund të ndahen gjithashtu brenda Microsoft Teams nga Outlook ose shërbime të tjera planifikimi, si p.sh. Google Calendar.
Si të krijoni një ngjarje të përbashkët të kalendarit të Microsoft Teams
Këtu është procesi për krijimin e një ngjarjeje, të referuar si një takim në Microsoft Teams, që mund të ndahet me anëtarët e tjerë të grupit dhe të shtohet automatikisht në kalendarin e grupit.
Ky shembull përdor aplikacionin Windows 10 Microsoft Teams, por këto udhëzime dhe menytë e përdorura janë identike në të gjitha versionet e tjera.
- Hap aplikacionin Microsoft Teams.
-
Zgjidh Kalendar.
Image -
Klikoni Takim i ri.
Image -
Zgjidhni zonën e përshtatshme kohore nga menyja rënëse në krye të ekranit.
Image Nuk keni nevojë të shqetësoheni se në cilën zonë kohore janë anëtarët e ekipit tuaj pasi koha e takimit tuaj do të përshtatet automatikisht për ta.
-
Shkruani një emër për takimin tuaj në fushën Shto titullin.
Image -
Në fushën Shto pjesëmarrësit e kërkuar, shkruani emrat e personave që dëshironi të njoftoheni për ngjarjen. Pasi të filloni të shkruani, emrat duhet të shfaqen automatikisht që ju të zgjidhni.
Image Nëse dëshironi ta ndani këtë ngjarje kalendarike me njerëz që nuk janë në grupin tuaj të Microsoft Teams, ose ndoshta nuk e përdorin as Microsoft Teams, mund ta bëni këtë duke futur adresën e tyre të plotë të emailit në vend të emrit të tyre.
Klikoni Opsionale për të shtuar anëtarët e grupit që dëshironi të dini për takimin, por nuk keni nevojë të merrni pjesë.
Pasi të krijohet takimi, të gjitha palëve të ftuara do t'u dërgohet një ftesë në adresën e tyre të emailit përkatës.
-
Tjetra, specifikoni orën e fillimit dhe mbarimit të takimit tuaj.
Image -
Klikoni Nuk përsëritet për të hapur një menu dhe për ta bërë takimin një ngjarje të rregullt nëse duhet të përsëritet. Për shembull, mund të dëshironi të keni të njëjtin takim çdo ditë jave, çdo javë ose një herë në muaj.
Image -
Klikoni Shto kanal nëse takimi juaj është specifik për një kategori të caktuar brenda konfigurimit të Microsoft Teams të kompanisë suaj. Për shembull, mund të dëshironi ta vendosni brenda një kanali të Menaxherëve në mënyrë që vetëm ata anëtarë të ekipit që përdorin atë kanal të dinë se një takim po ndodh.
Image Mund t'i lini shumë nga këto fusha bosh nëse dëshironi.
-
Tjetra është fusha Shto vendndodhje. Pavarësisht nga emri i tij, kjo nuk është në të vërtetë për të specifikuar një vendndodhje fizike. Në vend të kësaj, kjo është për zgjedhjen e një sistemi të lidhur të dhomës të aktivizuar nga Microsoft Teams ose pajisje telefonike konferencash.
Nëse kompania juaj nuk përdor pajisje të tilla, nuk keni nevojë të shqetësoheni për plotësimin e kësaj fushe.
Image -
Në fushën e madhe në fund të ekranit, shkruani detajet për fushën e takimit, vendosni një përshkrim të takimit tuaj, një axhendë takimi ose një mesazh për të pranishmit.
Image -
Më në fund, kliko Dërgo. Kjo do ta shtojë ngjarjen në kalendarin tuaj të Microsoft Teams dhe do të ftojë ata që keni shtuar. Pasi ata të përgjigjen, ngjarja do të shtohet automatikisht edhe në kalendarët e tyre.
Image Nëse nuk keni shtuar askënd në ngjarje, në vend të kësaj do t'ju shfaqet butoni Ruaj. Kjo thjesht do ta ruajë ngjarjen në kalendarin tuaj personal të Microsoft Teams.
Çfarë bën Microsoft Teams Scheduling Assistant?
Opsioni Scheduling Assistant që shfaqet kur krijoni një takim në Microsoft Teams në një kompjuter është një mënyrë alternative për të krijuar ose modifikuar një ngjarje. Ai përdor një ndërfaqe përdoruesi më vizuale që shfaq opsionet në anën e majtë të ekranit dhe ju lejon të zgjidhni një periudhë kohore me miun, i cili bën automatikisht ndryshimet në orar.
Përfitimi i vërtetë i Asistentit të Planifikimit është se si ai shfaq të gjitha oraret e anëtarëve të grupit. Kjo e bën të lehtë për të parë se çfarë orare dhe ditësh janë të gjithë të disponueshëm dhe largon mundimin për të pyetur anëtarët e grupit se cila orë u përshtatet më së miri atyre.
Oraret do të shfaqen brenda Asistentit të Planifikimit vetëm nëse ato janë futur në Ekipet e Microsoft nga administratori ose përdorues të tjerë. Nëse organizata juaj nuk përdor Microsoft Teams për të menaxhuar oraret, kjo veçori nuk do të jetë e dobishme.
Microsoft Teams' Scheduling Assistant është një mjet krejtësisht opsional, megjithëse disa mund ta preferojnë atë në krahasim me opsionin e paracaktuar të krijimit të takimit.
Si të pranoni një ftesë të kalendarit të Microsoft Teams
Pasi të jeni shtuar në një takim në një kalendar të Microsoft Teams, duhet të merrni pothuajse menjëherë një ftesë me email.
Kur të merrni këtë email, klikoni lidhjen Bashkohu në takimin e ekipeve të Microsoft për të pranuar ftesën. Aplikacioni Microsoft Teams hapet dhe ju shton në ngjarje. Nëse nuk keni të instaluar Microsoft Teams, ju kërkohet ta instaloni atë.
Nëse nuk keni marrë një ftesë, kontrolloni me krijuesin e ngjarjes për t'u siguruar që ata kanë përdorur adresën e saktë të emailit. Ju gjithashtu mund të dëshironi të kontrolloni dosjen tuaj të postës së padëshiruar ose të padëshiruar.
Disa shërbime të postës elektronike mund t'ju kërkojnë t'i shtoni këto ngjarje të Microsoft Teams në sistemin e tyre të kalendarit. Ju mund ta bëni këtë nëse dëshironi, por prapë do t'ju duhet të klikoni në lidhjen e tekstit në email për të pranuar ftesën.
Si të përdorni krijimin dhe ndarjen e ngjarjeve të Outlook Teams
Microsoft Teams kërkon një llogari të Microsoft për t'u përdorur. Zakonisht, kompania ose organizata juaj do t'ju ofrojë një llogari të re të Microsoft, e cila mund të përdoret për të hyrë në Ekipet e Microsoft dhe një shumëllojshmëri shërbimesh të tjera të Microsoft Office.
Email-i i lidhur me këtë llogari të Microsoft mund të përdoret për t'u identifikuar në Outlook dhe, për shkak se kjo llogari përdoret gjithashtu për të hyrë te Teams, takimet e kalendarit mund të krijohen në Outlook dhe të sinkronizohen automatikisht me Microsoft Teams.
Që të funksionojë kjo, duhet të përdorni të njëjtën llogari të Microsoft për Outlook dhe Microsoft Teams. Për shembull, nuk mund të përdorni llogarinë tuaj personale të emailit Outlook për të krijuar një ngjarje për një kalendar pune të Microsoft Teams.
Kjo mund të bëhet si me aplikacionet Outlook ashtu edhe nëpërmjet përvojës në ueb dhe i gjithë procesi është pothuajse identik me mënyrën se si do të bënit një takim brenda Microsoft Teams siç tregohet më sipër.
Për të hyrë në kalendarin brenda Outlook, thjesht kliko ikonën Calendar në fund të menysë së majtë. Pasi të hapet kalendari, klikoni në një ditë për të filluar procesin e krijimit të ngjarjes.
Nëse dëshironi që një ngjarje e bërë në Outlook të regjistrohet brenda Ekipet, duhet të aktivizoni çelësin pranë Takimi i ekipeve, që mund të gjendet krahas Kërko për një dhomë ose vendndodhje tekst. Nëse nuk e bëni këtë, funksionaliteti i kalendarit të përbashkët të Microsoft Teams nuk do të aktivizohet dhe ngjarja do të jetë thjesht një ngjarje bazë në orarin tuaj të kalendarit të Outlook.
Si të ndani një kalendar tjetër në Microsoft Teams
Ndërsa Microsoft Teams ka veçorinë e vet të integruar të kalendarit, është gjithashtu e mundur të importohen kalendarë shtesë nga Outlook, Google ose çdo shërbim tjetër planifikimi që ofron një adresë ueb të përbashkët për kalendarët e tij.
Kjo mund të jetë e dobishme nëse ekipi juaj po përdor një aplikacion ose shërbim tjetër për menaxhimin e ngjarjeve jashtë ekosistemit të Microsoft Office.
Ky shembull përdor "Kalendarin e Google", por procesi është identik për shërbime të tjera të tilla.
- Hap "Kalendarin e Google" në një shfletues uebi si zakonisht.
-
Vendosni kursorin e miut mbi një emër kalendari në mënyrë që tre pikat të shfaqen në të djathtë të emrit të tij. Klikoni tre pika për të hapur menunë.
Image -
Kliko Cilësimet.
Image -
Klikoni në adresën e internetit nën URL publike në këtë kalendar dhe shtypni Ctrl + Vpër ta kopjuar në kujtesën tuaj.
Image -
Hap Microsoft Teams dhe shko te një grup ose bisedë ku dëshiron të shtosh kalendarin.
Image -
Klikoni simbolin + në krye të ekranit.
Image -
Kliko Uebsajt.
Image -
Ngjit adresën e kalendarit në fushën URL.
Image Mund të shtoni gjithashtu një emër të personalizuar për të duke shtypur në fushën Emri i skedës dhe zgjidhni nëse dëshironi të paralajmëroni grupin e shtimit të kalendarit duke zgjedhur kutinë pranë Postoni në kanal për këtë skedë.
-
Kliko Ruaj.
Image Kalendari juaj tani do të ndahet brenda Microsoft Teams dhe do të mund të shikohet nga të gjithë brenda kësaj skede të re të personalizuar.
Si të modifikoni një takim të ekipeve të Microsoft
Për të modifikuar një takim të Microsoft Teams që keni krijuar ose keni akses në të, gjithçka që duhet të bëni është të klikoni mbi të nga kalendari juaj brenda aplikacionit Microsoft Teams dhe të bëni ndryshimet në fushat e duhura.
Mund të shtoni ose hiqni pjesëmarrësit, të ndryshoni kohën ose vendndodhjen dhe gjithashtu të modifikoni emrin dhe përshkrimin e ngjarjes. Vetëm sigurohuni që të klikoni Dërgo përditësimin kur të keni mbaruar për të ruajtur ndryshimet.
Nëse ndryshimet nuk shfaqen për ju ose anëtarët e ekipit tuaj, provoni ta mbyllni plotësisht aplikacionin dhe më pas ta rihapni.
Mund të modifikoni gjithashtu ngjarjet e Teams në Outlook duke hapur ngjarjen në kalendar dhe më pas duke klikuar Edit.
