Megjithë përhapjen e metodave të komunikimit në internet, email-i mbetet më i popullarizuari, me afro 300 miliardë email-e të dërguara çdo ditë në 2019. Pavarësisht nëse jeni i ri në email ose e keni përdorur atë për dekada, sigurohuni që duke ndjekur rregullat për etiketën e postës elektronike.
Rishikoni mesazhin tuaj përpara se të dërgoni
Pasi të futni adresat e marrësve tuaj, krijoni një linjë të përshtatshme subjekti, shkruani mesazhin tuaj dhe bashkëngjitni disa dokumente mbështetëse, kthehuni dhe sigurohuni që keni bërë gjithçka siç duhet:
- Rishiko mesazhin. A ka ndonjë gjë të paqartë? A ka ndonjë gabim gramatikor apo gabim shtypi? A thua gjithçka që doje të thuash?
- Kontrollo burimet e tua. A do ta qartësonte kuptimin një lidhje me një burim të jashtëm? A do ta ndihmonte një lidhje marrësit të gjejë shpejt një faqe interneti?
- Shikoni emrat e marrësve. A keni harruar një person të rëndësishëm që duhet të shohë mesazhin? A keni shtuar dikë që nuk duhet ta shohë mesazhin?
- Shikoni adresën tuaj. Nëse keni më shumë se një, sigurohuni që të dërgoni mesazhin nga më i përshtatshmi për qëllimin e mesazhit.
- Përcaktoni përparësinë e mesazhit. A duhet mesazhi të etiketohet si i rëndësishëm?
- Shto dokumente mbështetëse. A i harrove bashkëngjitjet?
Mos u përgjigj gjithmonë të gjithëve
Duhet të dini kur dhe kur të mos u përgjigjeni të gjithëve emaileve të grupit. Nëse të gjithë në emailin origjinal (ai të cilit po i përgjigjeni) duhet të dinë se çfarë keni për të thënë, përdorni Përgjigju të gjithëve.
Për shembull, personi A ju dërgon email juve dhe personit B për të gjetur ide se si të festoni 10-vjetorin e shefit tuaj me kompaninë. Përgjigja juaj është e rëndësishme si për personin A ashtu edhe për personin B, prandaj përdorni "Përgjigju të gjithëve" për t'iu përgjigjur të dyve.
Nëse dikush ju dhe 20 miqve të tjerë ju dërgon një ftesë për festë me email, përgjigja juaj nuk është e rëndësishme për marrësit e tjerë të postës, prandaj përdorni "Përgjigju" për t'i dërguar një përgjigje vetëm dërguesit origjinal.
Shkruani linjat efektive të subjektit
Çelësi për të shkruar një temë të mirë emaili është të siguroheni që ai të përmbledh shkurtimisht thelbin e mesazhit tuaj. Këtu janë disa shembuj:
- Takimi i shitjeve u ndryshua në 3:00
- Ftesë për festën e Halloween
- Rishikimet e tekstit të faqes në internet
- 20 zgjedhjet më të mira të videove të kësaj jave
- Detajet e anëtarësimit tuaj të ri
- Konfirmimi i takimit tuaj
- Kërkesë për vullnetarë të ngjarjes për mbledhjen e fondeve
Për t'i bërë linjat e temës më efektive, përfshini veprimin që dëshironi të kryejnë marrësit, si p.sh.:
- Ftesë për festën e Halloween - RSVP deri më 11 maj
- Rishikime të tekstit të faqes në internet - Duhet miratimi deri të martën
Përfundim
Kur përcillni një mesazh email nga dikush tjetër, shpjegoni marrësit të ri pse po e bëni atë dhe si prisni që ai të përfitojë prej tij. Për shembull, le të themi se një klient, Jay, ju dërgon një pyetje dhe ju nuk e dini përgjigjen. Përcillni mesazhin te kolegia juaj, Sara, me një shënim duke thënë: "Sara, Jay dëshiron të dijë procesin e hyrjes në portalin tonë nga pajisja e tij celulare. Shihni më poshtë për detaje. Mund të ndihmoni?"
Shpjego pse CC
Nëse cc dikë në një mesazh email, shpjegoni marrësit kryesor se po e bëni këtë dhe pse. Për shembull, le të themi se Jenna dëshiron të bashkohet me klubin tuaj të librave dhe ju po i dërgoni asaj informacione për këtë. Ju do t'i shkruani drejtueses së klubit të librit, Ann, dhe do t'i shkruanit Xhenës: "Po shkruaj udhëheqësen tonë, Ann, që ajo të shohë se çfarë po të dërgoj dhe të plotësojë gjithçka që mund të kem lënë jashtë."Kur ju përdorni këtë proces, Ann gjithashtu e di pse ajo po merr një kopje të mesazhit.
Përfundim
Mesazhet e emailit mund të humbasin në postë ose në filtrin e postës së padëshiruar. Si mirësjellje, veçanërisht me mesazhe të rëndësishme (të tilla si ato me bashkëngjitje ose që kanë të bëjnë me afatet), shkruani një shënim të shkurtër për t'i bërë të ditur dërguesit që emaili i tij është marrë. Për shembull, nëse shefi juaj ju dërgon një projekt të ri për të punuar, përgjigjuni me, "E kuptova, do të filloj nesër."
Përdor akronimet me masë
Jo të gjithë e dinë çdo akronim, prandaj përdorni sa më pak të jetë e mundur dhe vetëm kur jeni i sigurt se marrësi e di se çfarë nënkuptojnë. Ka disa shkurtesa që përdoren zakonisht në korrespondencën me email të biznesit. Këtu janë disa:
- ASAP: Sa më shpejt të jetë e mundur
- BTW: Nga rruga
- EOD: Fundi i ditës
- EOM: Fundi i mesazhit (zakonisht përdoret në rreshtin e temës për të treguar se nuk ka asnjë tekst të postës elektronike për t'u ndjekur)
- EOW: Fundi i javës
- FYI: Për informacionin tuaj
- IMO: Sipas mendimit tim
- OOO: Jashtë zyrës
- Po/J: Po ose Jo
Përfundim
Për shkak se nuk e kuptoni kontekstin e shprehjeve të fytyrës dhe tonin e zërit në email, nuk është një mjet i mirë për të shprehur sarkazëm ose humor, veçanërisht me marrës që nuk i njihni mirë. Shprehni mesazhin tuaj thjesht dhe drejtpërdrejt, të paktën derisa të njihni më mirë një marrës. Nëse vërtet nuk mund ta ndihmoni veten, përfshini një emoticon të qeshur ose të qeshur për të treguar se po bëni shaka.
Zgjidhni një përfundim të përshtatshëm
Ndonjëherë është e vështirë të dish se si t'i japësh fund një mesazhi email. Këtu janë disa sugjerime, bazuar në situatën:
- Faleminderit ose Shumë Faleminderit: Nëse po kërkoni një favor.
- Dashuri ose Përqafime: Nëse marrësi është një mik ose anëtar i familjes.
- Gëzuar or Më e mira: Nëse marrësi është një i njohur i rastësishëm.
- Sinqerisht: Nëse mesazhi juaj është formal.
- Përshëndetje ose Përshëndetje: Nëse doni të mbani një ton formal biznesi.
