Çfarë duhet të dini
- Përpara dixhitalizimit të skedarëve tuaj, krijoni dosje dhe nënfoldera për të organizuar skedarët.
- Sigurohu që skaneri ose printeri të mbështesë softuerin e Njohjes Optike të Karaktereve (OCR) dhe që ke të instaluar softuerin OCR.
- Procesi është i ndryshëm në varësi të faktit nëse dëshironi të skanoni një dokument në Mac apo të skanoni një dokument në Windows.
Dixhitalizimi i dokumenteve në letër mund të ndihmojë kur organizoni dokumentet tuaja të rëndësishme. Skedarët dixhitalë, duke përfshirë PDF-të, mund të konvertohen në skedarë të kërkueshëm duke përdorur softuerin e njohjes optike të karaktereve (OCR) që zakonisht vjen me një printer. Kjo do të thotë se informacioni juaj nuk zë vend dhe është më i lehtë për t'u gjetur. Gjithashtu, mund t'i ruani skedarët tuaj dixhitalë në CD ose DVD, në një flash drive, në një hapësirë ruajtëse në internet. Ja se si t'i organizoni dokumentet tuaja të skanuara.
Si të përdorni një skaner për t'u organizuar
Këtu janë disa hapa që mund të ndërmerrni për të organizuar biznesin ose shtëpinë tuaj duke përdorur një skaner. Do t'ju duhet një skaner dokumentesh për ta bërë këtë të funksionojë. Nuk ka nevojë të jetë e shtrenjtë apo e zbukuruar. Nëse nuk keni një të tillë, filloni me këto rishikime të skanerëve të fotografive dhe skanerëve të dokumenteve për disa blerje më të mira.
Nëse nuk doni një skaner të veçantë, një printer i lirë "gjithë-në-një" do ta bëjë punën.
-
Kaloni dokumentet tuaja dhe vendosni se çfarë mund të dixhitalizoni dhe çfarë mund të hidhni me siguri.
Kjo ka të ngjarë të marrë pak kohë. Punoni me rritje të vogla nëse është e nevojshme.
-
Përpara dixhitalizimit të skedarëve tuaj, krijoni dosje dhe nënfoldera për të ruajtur skedarët. Mendoni për kategoritë që ju nevojiten dhe vendosni një dosje për secilën. Vendosni faturat e kartës së kreditit në një dosje, dokumentet e sigurimit të makinës në një tjetër. Faturat e telefonit, faturat e ushqimeve, faturat e riparimit të shtëpisë, e kështu me radhë mund të vendosen në dosje të veçanta. Brenda çdo dosjeje, krijoni nënfoldera për çdo vit (ose muaj). Është më e lehtë të fillosh me një sistem të organizuar dhe të shtosh dokumente të reja në skedarin e duhur sesa të riorganizosh sistemin sa herë që skanohet një faturë e re.
Për të krijuar një dosje të re në Windows, kliko me të djathtën në desktop dhe zgjidh New > Folder Përsëriteni këtë hap ndërsa jeni brenda dosjes së re dosje për të krijuar një nënfolder. Për të krijuar një dosje të re në Mac, zgjidhni File > Dosje e re, ose shtypni Shift+ Komanda +N
-
Sigurohu që skaneri ose printeri të jetë i pajisur me softuerin e Njohjes Optical Character Recognition (OCR). Kjo ju lejon të skanoni dokumentet në formatin PDF dhe të modifikoni skedarët. Ka një shans të mirë që softueri i mirëfilltë OCR është instaluar në kompjuterin tuaj Windows.
Nëse softueri OCR nuk është i instaluar në kompjuterin tuaj, ABBYY FineReader dhe Adobe Acrobat Pro DC janë zgjedhje të njohura.
-
Është koha për të skanuar dokumentet tuaja. Saktësisht se si e bëni këtë varet nga lloji i skanerit dhe softuerit që përdorni.
Lifewire ka udhëzues për skanimin e dokumenteve në Windows dhe Mac.
- Kur të keni mbaruar dixhitalizimin e dokumenteve, mbani në krye dokumentet fizike. Sigurohuni që të skanoni automatikisht dokumentet sa herë që merrni fatura të reja ose dokumente. Përndryshe, letrat do të fillojnë të grumbullohen përsëri.
