Folje kryesore
- Punëtorët shpesh kryejnë shumë detyra në takime dhe gjasat për të rriten ndërsa një takim zvarritet.
- Jo të gjitha detyrat me shumë detyra është e keqe, megjithatë, dhe "shumë detyrat pozitive" mund të përmirësojnë produktivitetin.
- Platformat e punës në distancë mund të shtojnë veçori të reja që i shtyjnë punëtorët drejt detyrave që lidhen me një takim.
Nëse punoni nga distanca, ka një shans të mirë që të keni kryer shumë detyra gjatë një takimi javën e kaluar - dhe vështirë se jeni vetëm.
Një dokument i ri i lëshuar nga Microsoft i vë numrat problemit. Ndërsa kryerja e shumë detyrave ishte e rrallë në takime të shkurtra e të vogla, ajo u rrit në nivele pothuajse universale në takime që zgjatën për më shumë se një orë. Megjithatë, nuk janë të gjitha lajmet e këqija: gazeta, e cila u fokusua në përdorimin e Microsoft Teams, sugjeron disa mënyra se si punëtorët mund të përmirësojnë fokusin e tyre.
"FocusAssist për Windows tashmë është dërguar dhe mund të jetë një ndihmë e madhe këtu," tha me email Dr. Mary Czerwinski, një studiuese partnere dhe menaxhere kërkimore në Microsoft. "Planifikimi i kohës së fokusimit përmes Cortana është një tjetër opsion i disponueshëm në Outlook."
Çfarë duhet të bëjë një punonjës në distancë?
Kryerja me shumë detyra në një takim shpesh shihet si e vrazhdë ose kundërproduktive, dhe gazeta zbuloi se kjo ndonjëherë rezulton e vërtetë. Megjithatë, studiuesit argumentojnë një pikë më komplekse. Jo të gjitha detyrat e shumta janë negative dhe mjetet mund të përdoren për të udhëhequr punonjësit në distancë drejt rezultateve pozitive.
Pjesëmarrësit detajuan përfitimet e shumë detyrave pozitive në një ditar anonim. "Unë kam qenë më pak i frustruar nga takimet që nuk ishin shumë të dobishme për mua," tha njëri.
Të tjerë thanë se e vlerësojnë zgjedhjen për t'i kushtuar vëmendje kur kërkohet, pastaj përqendrohen diku tjetër kur nuk është. Pjesëmarrësit thanë se kryerja e shumë detyrave i ndihmoi ata të gjenin informacione, si skedarë të lidhur ose shkëmbime me email, të lidhura me një takim.
… një maratonë 80-minutëshe që shkakton rënkime ka mbi gjashtë herë më shumë gjasa të inkurajojë kryerjen e shumë detyrave.
Dr. Czerwinski tha që punonjësit në distancë që përdorin Microsoft Teams ose Windows mund të drejtohen te Focus Assist dhe Focus Time për të hequr shpërqendrimet që nuk lidhen me një takim dhe për të lënë kohë për t'u fokusuar në detyra specifike. Gazeta favorizon çdo mjet që shtyn mënjanë kërkesat e jashtme për vëmendjen e punëtorëve gjatë një takimi.
Funksione të reja, më të mira në platformat e punës në distancë mund të shkojnë edhe më tej për të inkurajuar shumë detyra pozitive. Dokumenti propozon një "modalitet fokusi" specifik për takimin për të ndihmuar punonjësit të kryejnë shumë detyra në mënyra të rëndësishme për një takim, si hapja e emaileve ose skedarëve në ndërfaqen e një takimi në vend të një dritareje ose programi tjetër. Kjo do të inkurajonte kryerjen e shumë detyrave pozitive duke eliminuar shpërqendrimet që gjenden në programe të tjera.
Kërkuesit sugjerojnë gjithashtu mjete të përmirësuara të agjendës që i lejojnë punëtorët të largohen nga takimet herët ose të bashkohen në mes të mbledhjes nëse vetëm pjesë të takimit janë të rëndësishme. Kjo mund të luftojë armikun e harkut të çdo hapësire vëmendjeje: takime të gjata e të mërzitshme.
Punëtorët në distancë trokiten në takime të gjata
Multitasking nuk ishte veçanërisht i zakonshëm kur të gjitha takimet ishin të grumbulluara: rreth 30% e takimeve përfshinin kryerjen e shumë detyrave me email dhe afërsisht 24% panë kryerjen e shumë detyrave me skedarë.
Por kjo ndryshoi me kohëzgjatjen. Nuk është për t'u habitur që takimet më të shkurtra se 20 minuta treguan disa raste të kryerjes së shumë detyrave, por u rritën me shpejtësi tronditëse si një ilaç takimi.
Një takim prej 20 deri në 40 minuta kishte gati dy herë më shumë gjasa t'i dërgonte të pranishmit të përziheshin për punë të tjera dhe një maratonë 80-minutëshe që shkakton rënkime kishte mbi gjashtë herë më shumë gjasa të shihte punëtorët të hutuar.
Madhësia e takimit - si edhe numri i njerëzve që merrnin pjesë - ishte gjithashtu vendimtar. Takimet një-në-një inkurajuan më pak multitasking, dhe një person i tretë vështirë se e ndryshoi rezultatin. Por zhytja në detyra të tjera u bë e mundshme pasi më shumë fytyra u shfaqën në një telefonatë video. Kryerja e shumë detyrave kishte dy herë më shumë gjasa në një takim me 10 ose më shumë njerëz.
Një pjesëmarrës detajoi një motivim të lidhur. "Në takimet e mëdha, si bashkitë, unë prirem të ndalem dhe të dëgjoj në të vërtetë kur thuhet diçka me interes," tha pjesëmarrësi. "Pjesën tjetër të kohës, duket se nuk fokusohem fare te puna."
Të dhënat përfshijnë një tjetër rezultat më të dobët, por më befasues: takimet e planifikuara janë një lajm i keq. Një takim i planifikuar kishte rreth një herë e gjysmë më shumë gjasa për të inkurajuar shumë detyra sesa një takim ad-hoc. Nga takimet e planifikuara, takimet e përsëritura ishin bazat më pjellore për shpërqendrim.
"Mënyra se si planifikohen dhe strukturohen takimet në distancë lidhet ndjeshëm me atë se kur dhe në çfarë mase njerëzit ndajnë vëmendjen e tyre," përfundon gazeta. Prandaj, përpara se të shtypni dërgoni në një ftesë takimi një orëshe, rishikoni - përveç nëse doni t'u jepni kohë kolegëve të pastrojnë kutinë e tyre hyrëse.
