Kur planifikoni një takim në Outlook me një person ose grup tjetër njerëzish, ata marrin një email ftese me detajet e takimit. Nga ky email, ata mund të pranojnë ose refuzojnë ftesën për takim. Outlook shton takimin në kalendarin tuaj të Outlook, mban gjurmët e përgjigjeve të pjesëmarrësve tuaj dhe dërgon një kujtesë përpara se të fillojë takimi.
Udhëzimet në këtë artikull zbatohen për Outlook për Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 dhe Outlook 2013.
Si të dërgoni një ftesë kalendarike në Outlook
Ja se si të planifikoni një takim në Outlook:
-
Zgjidhni Home tab.
Image -
Zgjidh Artikuj të rinj > Takim.
Përndryshe, shtypni Ctrl+Shift+Q.
Image -
Në ftesën e takimit, vendosni një përshkrim të takimit në kutinë e tekstit Title.
Image -
Në kutinë e tekstit Kërkohet, shkruani adresat e emailit të secilit pjesëmarrës që duhet të marrë pjesë në takim. Në Outlook 2016 dhe 2013, futni adresat e emailit në kutinë e tekstit To.
Për të zgjedhur kontaktet nga libri juaj i adresave, zgjidhni ose Kërkohet, Opsionale, ose Për.
Image -
Në kutinë e tekstit Opsionale, shkruani adresat e emailit të njerëzve që dëshironi të merrni pjesë në takim, por mos u kërkoni që ta bëjnë këtë.
Image -
Zgjidhni orën e fillimit dhe të mbarimit për takimin.
Image -
Për të bllokuar një ditë të tërë në kalendarin tuaj për takimin, zgjidhni Gjithë ditën.
Image -
Në kutinë e tekstit Vendndodhja, shkruani vendin ku po mbani takimin.
Image -
Në zonën Mesazhi, vendosni informacione të tjera që të pranishmit tuaj duhet të dinë përpara takimit dhe bashkëngjitni çdo skedar që dëshironi që ata të shqyrtojnë.
Për t'i bashkëngjitur një skedar ftesës së takimit, zgjidhni skedën Insert, më pas zgjidhni Bashngjit skedarin. Për të shtuar një lidhje te një dokument në OneDrive tuaj, zgjidhni shigjetën me rënie Link.
Image -
Si parazgjedhje, kur dërgoni një ftesë takimi në Outlook, ftesa përfshin një kërkesë për një përgjigje dhe i jep marrësit mundësinë për të sugjeruar një kohë të re për takimin. Për të ndryshuar këto opsione, zgjidhni skedën Meeting, më pas zgjidhni Opsionet e përgjigjes
Image -
Zgjidh Dërgo.
Nëse orari juaj ndryshon ose nëse pjesëmarrësit tuaj duhet të bëjnë plane të tjera, ose anuloni takimin ose riplanifikojeni atë.
Image
Si të konfiguroni një takim të përsëritur
Outlook të lejon gjithashtu të konfigurosh takime të përsëritura. Përdoreni këtë opsion për mbledhjet që planifikoni të përsërisni çdo javë, muaj ose periudhë tjetër. Me një takim të përsëritur, ju duhet të futni detajet vetëm një herë dhe ai do të shtojë të gjitha ngjarjet e ardhshme në kalendarin tuaj bazuar në intervalin që keni vendosur.
-
Zgjidhni skedën Home, më pas zgjidhni Artikuj të rinj > Takim.
Image - Në ftesën e takimit, shkruani Titullin, Pjesëmarrësit e kërkuar, Pjesëmarrësit opsionalë, Vendndodhja dhe një mesazh që përshkruan qëllimin e takimit.
-
Zgjidh Bëje të përsëritur.
Në Outlook 2016 dhe 2013, zgjidhni Meeting > Përsëritje.
Image -
Do të hapet kutia e dialogut Përsëritja e takimit. Fut orën e fillimit, orën e përfundimit dhe kohëzgjatjen e takimit.
Image -
Në seksionin Model i përsëritjes, zgjidhni se kur do të përsëritet takimi. Për shembull, një takim i rregullt javor që zhvillohet çdo të hënë.
Image -
Në seksionin Sfera e përsëritjes, zgjidhni kohëzgjatjen e kohës kur takimet e përsëritura do të vazhdojnë. Ju mund t'i thoni një takimi të përsëritur të anulojë në një datë të caktuar ose pas një numri të caktuar dukurish. Zgjidhni Pa datë mbarimi nëse nuk dëshironi që takimi të skadojë.
Image -
Zgjidh OK.
Image -
Në ftesën e Takimit, zgjidhni Dërgo.
Image
Si të përdorni Asistentin e planifikimit për të krijuar një takim
Nëse përdorni Microsoft 365 në punë dhe jeni përdorues i Exchange, përdorni Asistentin e planifikimit për të gjetur kohën më të mirë për të planifikuar një takim me të tjerët. Kur të hapësh "Asistentin e planifikimit", do të shikosh kalendarët për njerëzit që ke ftuar në takim.
Për të përdorur "Asistentin e planifikimit", krijoni një ftesë për takim, zgjidhni skedën Takim > Asistenti i planifikimit.
Si ta shikoni takimin në kalendarin tuaj të Outlook
Pasi të krijoni ose pranoni një takim, ai do të shfaqet në kalendarin tuaj të Outlook bazuar në informacionin e datës dhe orës. Ja se si të gjeni ngjarjet e ardhshme.
- Zgjidhni Shiko Ndërprerësin, më pas zgjidhni Kalendar.
- Për të gjetur takimin, lëvizni nëpër kalendar ose përdorni kutinë e kërkimit dhe vendosni titullin e takimit.
-
Për të parë detajet e takimit, kliko dy herë artikullin e kalendarit.
Image -
Për të parë përgjigjet, zgjidhni skedën Ndjekja. Kolona Response tregon se cilët pjesëmarrës e kanë pranuar ftesën e takimit dhe cilët nuk janë përgjigjur.
Image -
Nëse keni marrë një pranim verbal nga një pjesëmarrës, zgjidhni Asnjë, më pas zgjidhni Pranuar, Refuzuar, ose dha një përgjigje Tentative.
Image - Mbyll ftesën e takimit kur të kesh mbaruar.
Si të shtoni njerëz në një ftesë ekzistuese për takim
Mund të organizoni një takim dhe më pas të keni më shumë pjesëmarrës për të ftuar më vonë (për shembull, nëse punësoni një punonjës tjetër dhe dëshironi t'i shtoni në mbledhjet e rregullta të stafit). Ja se si të ftoni pjesëmarrësit e rinj në një takim që keni konfiguruar tashmë.
- Gjeni takimin në kalendarin tuaj.
- Klikoni dy herë artikullin e takimit.
-
Zgjidh skedën Asistenti i planifikimit > Shto Pjesëmarrësit.
Image -
Në kutinë e dialogut Zgjidhni pjesëmarrësit dhe burimet, zgjidhni emrin e pjesëmarrësit.
Image -
Zgjidh Kërkohet ose Opsionale për të treguar nëse pjesëmarrësit duhet të jenë në takim ose nëse pjesëmarrja e tyre është fakultative.
Image -
Zgjidh OK.
Image -
Pjesëmarrësi tani shfaqet në listën e të gjithë pjesëmarrësve në Asistentin e planifikimit.
Image -
Zgjidh Dërgo përditësimin.
Image
