Krijimi i një pulti të Microsoft Excel përfshin tërheqjen e informacionit nga burime të shumta në mënyrë që t'i shikoni ato të dhëna në një vend. Excel ofron një sërë mënyrash për ta bërë këtë, gjë që e bën atë një nga mjetet më të fuqishme të raportimit të panelit që mund të përdorni.
Informacioni në këtë udhëzues vlen për Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 dhe Excel për Mac.
Çfarë është një panel kontrolli i Excel?
Një panel kontrolli i të dhënave është një mjet që ju ndihmon të monitoroni dhe analizoni vizualisht metrikat që janë më të rëndësishme për ju. Ju mund të përdorni një panel kontrolli për të monitoruar performancën e biznesit tuaj, efikasitetin e një procesi prodhimi ose performancën e stafit në departamentin tuaj të shitjeve.
Pavarësisht se si e përdorni një panel kontrolli, koncepti është gjithmonë i njëjtë: spreadsheets në sfond tërheqin të dhëna nga skedarët, shërbimet ose lidhjet API me bazat e të dhënave dhe burime të tjera. Fleta kryesore shfaq të dhënat nga ato fletë të shumta në një vend, ku mund t'i rishikoni të gjitha me një shikim.
Elementet tipike të një paneli të dhënash në Excel përfshijnë:
- grafikë
- Grafikët
- Matës
- Hartat
Mund të krijoni dy lloje panelesh. Për raportimin e panelit të kontrollit, mund të krijoni një panel statik nga të dhënat në fletët e tjera që mund t'i dërgoni dikujt në një raport Word ose PowerPoint. Një panel dinamik është që njerëzit mund ta shohin brenda Excel dhe ai përditësohet sa herë që përditësohen të dhënat në fletët e tjera.
Sjellja e të dhënave në një panel të Excel
Faza e parë e krijimit të një pulti Excel është importimi i të dhënave në fletëllogaritëse nga burime të ndryshme.
Burimet e mundshme për të importuar të dhëna në Excel përfshijnë:
- Skedarë të tjerë të librit të punës Excel
- Skedarët tekst, CSV, XML ose JSON
- baza e të dhënave SQL
- Microsoft Access
- Azure Data Explorer
- Facebook dhe faqe të tjera ueb
- Çdo bazë të dhënash tjetër që mbështet ODBC ose OLEDB
- Burimet në ueb (çdo faqe interneti që përmban tabela të dhënash)
Me kaq shumë burime të mundshme të të dhënave, mundësia e të dhënave që mund të sillni në Excel për të krijuar panele të dobishme është e pakufizuar.
Për të sjellë një burim të dhënash:
-
Hap një fletë pune bosh në Excel. Zgjidhni menynë Data dhe në menynë rënëse Merr të dhëna, zgjidhni llojin e të dhënave që dëshironi dhe më pas zgjidhni burimin e të dhënave.
Image -
Shfletoni te skedari ose burimi tjetër i të dhënave që dëshironi të importoni dhe zgjidhni atë. Zgjidh Import.
Image -
Në varësi të llojit të burimit të të dhënave që zgjidhni, do të shihni kuti të ndryshme dialogu për t'i transformuar të dhënat në formatin e fletëllogaritjes Excel.
Image -
Fleta do të mbushet me të gjitha të dhënat nga skedari ose baza e të dhënave të jashtme.
Image -
Për të rifreskuar të dhënat në mënyrë që ato të ngarkojnë rregullisht çdo ndryshim të bërë në burimin e jashtëm të të dhënave, zgjidhni ikonën Refresh në anën e djathtë të pyetjeve dhe Paneli i lidhjeve.
Image -
Zgjidhni tre pikat pranë lidhjes EDIT në fund të dritares së rifreskimit dhe zgjidhni Properties.
Image -
Konfiguro të dhënat që të rifreskohen nga burimi i të dhënave në intervale të rregullta duke vendosur Rifresko çdo xx minuta në çfarëdo intervali që dëshiron të përditësosh të dhënat.
Rifreskimi i të dhënave nga burime të jashtme është i dobishëm, por mund të konsumojë kohë CPU nëse e bëni shumë të shpeshtë ritmin e rifreskimit. Zgjidhni një shpejtësi rifreskimi që i mban të dhënat të përditësohen aq shpesh sa ato ndryshojnë në burim, por jo aq shpesh sa të kopjoni vetëm të njëjtat të dhëna çdo herë.
Image - Përsëriteni procesin e mësipërm në fletë pune të reja, të veçanta derisa të keni importuar të gjitha të dhënat që dëshironi të përdorni në panelin tuaj të ri.
- Më në fund, krijoni një fletë të re pune, vendoseni atë si fletën e parë të punës në librin e punës dhe riemërtojeni atë Pulti.
Si të krijoni një panel kontrolli të Excel
Tani që i keni të gjitha të dhënat që ju nevojiten në librin tuaj të punës në Excel dhe të gjitha ato të dhëna rifreskohen automatikisht, është koha për të krijuar pultin tuaj të Excel në kohë reale.
Pulti shembulli më poshtë do të përdorë të dhënat e motit nga faqet e internetit nga e gjithë interneti.
Ndonjëherë, kur importoni të dhëna nga burime të jashtme, nuk mund të grafikoni të dhënat e importuara. Zgjidhja për këtë është krijimi i një fletëllogaritëse të re dhe në secilën qelizë, shkruani =convert(dhe zgjidhni të dhënat nga tabela e importuar. Për parametrat e njësisë, thjesht zgjidhni të njëjtat parametra për më parë Mbushni të gjithë fletën me të njëjtin funksion në mënyrë që të gjitha të dhënat të kopjohen në fletën e re dhe të konvertohen në numra që mund t'i përdorni në grafikët e ndryshëm që do të krijoni për pultin tuaj.
-
Krijoni një Grafik me shirita për të shfaqur një pikë të vetme të dhënash. Për shembull, për të shfaqur lagështinë aktuale relative (nga 0 në 100 përqind), do të krijoni një grafik me shirita me 0 përqind si pikën më të ulët dhe 100 përqind si pikën më të lartë. Së pari, zgjidhni menynë Insert dhe më pas zgjidhni 2D Kolona e grupuar grafik me shtylla.
Image -
Në menynë Dizajni i grafikut, nga grupi Data, zgjidhni Zgjidhni të dhënat.
Image -
Në dritaren Zgjidhni burimin e të dhënave që shfaqet, klikoni në fushën Diapazoni i të dhënave të grafikut dhe më pas zgjidhni qelizën në të dhëna fletëllogaritëse që dëshironi të shfaqni me këtë grafik me shirita.
Image -
Ndrysho titullin e grafikut që të përputhet me të dhënat që po shfaq. Përditësoni kufijtë e boshtit që të jenë nga 0 në 100 përqind. Më pas zhvendoseni grafikun në zonën e vizës ku dëshironi ta shfaqni.
Image -
Përsëritni të njëjtat hapa të mësipërm për të krijuar grafikët me shirita për çdo pikë tjetër të vetme të të dhënave që dëshironi të grafikoni. Bëni diapazonin e boshtit minimal dhe maksimal për ato matje. Për shembull, një gamë e mirë presioni barometrik do të ishte 28 deri në 32.
Zgjedhja e diapazonit të duhur të të dhënave është e rëndësishme sepse nëse përdorni vetëm parazgjedhjen, shkalla mund të jetë shumë e madhe për të dhënat, duke lënë kryesisht grafikët me shirita bosh. Në vend të kësaj, mbajeni fundin minimal dhe maksimal të shkallës së boshtit vetëm pak më të ulët dhe më të lartë se vlerat ekstreme të mundshme të të dhënave tuaja.
Image -
Krijoni një Trafik rreshtor për të shfaqur një tendencë të të dhënave. Për shembull, për të shfaqur një histori të temperaturave lokale për zonën tuaj lokale, do të krijoni një grafik vijash që mbulon numrin e fundit të ditëve të të dhënave që mund të importoni nga tabela e faqes së internetit të motit. Së pari, zgjidhni menynë Fut zgjidhni grafikun 2D Zona.
Image -
Në menynë Dizajni i grafikut, nga grupi Data, zgjidhni Zgjidhni të dhënat.
Image -
Në dritaren Zgjidhni Burimin e të Dhënave që shfaqet, klikoni në fushën Diapazoni i të dhënave të grafikut dhe më pas zgjidhni qelizat në të dhëna fletëllogaritëse që dëshironi të shfaqni me këtë grafik rreshtor.
Image -
Ndrysho titullin e grafikut që të përputhet me të dhënat që po shfaq dhe zhvendose grafikun në zonën e vizës ku dëshiron ta shfaqësh.
Grafikët janë shumë fleksibël kur i vendosim në një pult. Mund të ndryshoni vendndodhjen, si dhe madhësinë dhe formën e miniaplikacionit të grafikut. Përdoreni këtë fleksibilitet për të dizajnuar panele të organizuara që ofrojnë sa më shumë informacion për përdoruesit në hapësirën më të vogël.
Image -
Krijoni një Textbox për të shfaqur të dhënat e vargut nga fletët që keni importuar. Për shembull, për të parë përditësimet e paralajmërimit të motit në pultin tuaj, lidhni përmbajtjen e kutisë së tekstit me një qelizë në fletën e të dhënave të importuara. Për ta bërë këtë, zgjidhni menunë Insert, zgjidhni Text dhe më pas zgjidhni Textbox
Image -
Vendosni kursorin e miut në fushën e formulës, shkruani =dhe më pas zgjidhni qelizën në tabelën e të dhënave të importuara që përmban të dhënat e vargut që dëshironi të shfaqni.
Image -
Zgjidhni kutinë e tekstit dhe përdorni dritaren Format Shape në të djathtë për të formatuar zonën e shfaqjes së tekstit në pultin tuaj.
Image -
Mund të krahasoni gjithashtu dy pika të dhënash në fletët e të dhënave tuaja të importuara duke përdorur grafikët me byrek Për shembull, mund të dëshironi të shfaqni lagështinë relative në formën e një grafiku byrek. Së pari, zgjidhni të dhënat që dëshironi të shfaqni dhe në menynë Insert, zgjidhni grafikun 2D Pie.
Grafikët me byrek krahasojnë dy ose më shumë vlera. Nëse po shfaqni një përqindje si lagështia relative, mund t'ju duhet të krijoni manualisht një qelizë tjetër që e zvogëlon atë vlerë nga 100% për vlerën e dytë me të cilën mund ta krahasoni. Kjo do të rezultojë në një grafik byrek që shfaq vlerën e përqindjes si pjesë e 100 përqindëshit total të mundshëm.
-
Ndrysho titullin e grafikut që të përputhet me të dhënat që po shfaqni dhe më pas zhvendoseni grafikun në zonën e vizës ku dëshironi ta shfaqni.
Image - Duke shtuar lloje të ndryshme të grafikut të të dhënave, mund të krijoni një panel të dobishëm që shfaq të gjitha llojet e të dhënave në një panel të përshtatshëm.
Shto apel vizual dhe kontekst me ngjyrë
Një mënyrë tjetër për të shtuar qartësi në panelin tuaj është duke i dhënë grafikët tuaj me shirita një mbushje gradient që portretizon një ngjyrë paralajmëruese si e kuqe për rajonet e të dhënave që mund të mos jenë të mira.
Për shembull, nëse doni të tregoni se një lagështi relative mbi 75% është e pakëndshme, mund të ndryshoni mbushjen e gradientit të grafikut me shirita të vetëm. Ja se si.
-
Klikoni me të djathtën në kufirin e jashtëm të një grafiku me shtylla dhe zgjidhni Formatoni zonën e grafikut.
Image -
Zgjidhni ikonën Fill në panelin Formati i Grafikut dhe ndryshoni përzgjedhjen në Plotësimi i gradientit.
Image -
Zgjidhni çdo ikonë niveli përgjatë vijës së mbushjes së gradientit dhe ndryshoni ngjyrën dhe errësirën për t'iu përshtatur sa 'i mirë' ose 'i keq' është ai nivel. Në këtë shembull, lagështia e lartë relative zbehet në të kuqe të errët.
Image - Përsëriteni këtë proces për çdo grafik ku shtimi i kontekstit të ngjyrave në grafik ka kuptim për atë pikë të dhënash.
Si përditësohen automatikisht panelet e kontrollit të Excel
Pasi të krijoni një panel kontrolli, nuk keni nevojë të bëni asgjë për të përditësuar grafikën. Të gjitha të dhënat në ato grafikët dhe miniaplikacionet përditësohen si më poshtë:
- Fletët me rifreskimin e të dhënave të importuara në datën që keni caktuar kur keni krijuar për herë të parë importimin e të dhënave.
- Çdo fletë shtesë që keni krijuar për të rregulluar ose riformatuar të dhënat nga fletët e importuara do të përditësohen me të dhënat e reja në ato fletë.
- Çdo miniaplikacion në pultin tuaj përditësohet automatikisht për të shfaqur të dhënat e reja brenda atyre fletëve të përditësuara për intervalet që keni zgjedhur kur keni krijuar ato grafiku.
Këto përditësime ndodhin automatikisht për sa kohë që Excel është i hapur.
Si të përdorni pultet e Excel
Krijimi i paneleve në Excel mund të jetë i dobishëm për shumë arsye të ndryshme. Megjithatë, është e rëndësishme t'i krijoni ato bazuar në një nevojë specifike, në vend që të përpiqeni të ndërtoni një panel kontrolli që bën gjithçka.
Për shembull, nëse jeni një menaxher shitjesh dhe jeni i interesuar të monitoroni performancën e ekipit tuaj të shitjeve, atëherë paneli i kontrollit të menaxherit të shitjeve duhet të fokusohet në Treguesit kryesorë të performancës (KPI) që lidhen me performancën e shitjeve.
Ky lloj pulti nuk duhet të përfshijë informacione që nuk kanë lidhje me performancën e shitjeve ose përndryshe pulti mund të rrëmohet shumë. Një panel kontrolli i rrëmujshëm e bën më të vështirë shikimin e marrëdhënieve dhe modeleve të të dhënave që kanë rëndësi.
Konsiderata të tjera gjatë ndërtimit të paneleve:
- Përdor grafikët e duhur për të dhënat e duhura.
- Mos përdorni shumë ngjyra në panelin e kontrollit.
- Shtroni pultin me të dhëna të ngjashme dhe lloje grafikësh në blloqe të zakonshme.
- Sigurohu që çdo grafik të shfaqë etiketa të thjeshta dhe të mos jenë shumë të rrëmujshme.
- Organizoni miniaplikacionet në hierarkinë e rëndësisë, me informacionin më të rëndësishëm në pjesën e sipërme të majtë të panelit.
- Përdor formatimin e kushtëzuar për t'u siguruar që kur numrat janë të këqij janë të kuq dhe kur janë të mirë janë jeshil.
Më e rëndësishmja, përdorni kreativitetin për të dizajnuar panele informative dhe interesante për t'u përdorur.
